SSTL Puhtausala Ry
Etusivu » Kohteen kuvaus

Hankinnan kohteen kuvaus

Liitteessä kuvataan
- hankittavat palvelut, siivottavat kohteet ja sisältö / laatutaso
- siivoukseen / palvelun tuottamiseen vaikuttavat tekijät.

Kuvauksien tulee olla selkeitä ja yksiselitteisiä, jotta saadaan vertailukelpoisia tarjouksia.

Kerrotaan myös, milloin kohteeseen tutustuminen on mahdollista ja onko se pakollista / vapaaehtoista.

Huomioi palvelun sisällön määrittelyssä:

Tarjouspyyntöä tehtäessä on päätettävä, mitä siivottavia pintoja (lattiat, tasopinnat, kosketuspinnat, pystypinnat, kattopinnat) siivouspalvelu koskee ja mikä on palvelun sisältö. Tarjous voidaan pyytää vain siivottavien pintojen ylläpitosiivouksesta tai sekä ylläpito- että perussiivouksesta. Tärkeä on muistaa, että tilojen puhtauden ylläpito edellyttää aina sekä ylläpito- että perussiivouksia.

Siivouspalvelun sisältö / tavoite voidaan kuvata tila-/tilatyyppikohtaisin laatumäärityksin, työohjein tai niiden yhdistelmällä.

Jos käytät laatumäärityksiä:
Siivouspalvelun tavoitteen / laatutason kuvauksessa voidaan käyttää erilaisia luokitteluja ja/tai standardeja. Siivouksen laatutasokuvaksia on esitetty muun muassa SFS 5994  INSTA 800-standardissa (laatu siivouksen jälkeen) ja KiinteistöRYL2009, Kiinteistöpalveluiden yleiset laatuvaatimukset -julkaisussa (laatu siivouksen jälkeen ja siivouskertojen välillä). Tilaaja voi laatia myös omat laatukuvauksensa.

Laatukuvauksia käyttäessäsi ota huomioon
- miten laadunarviointi tehdään, kuinka monta prosenttia tiloista tarkistetaan ja mikä on hyväksymisprosentti, ellei INSTA 800 ole käytössä
- määrittele miten laadunarviointi raportoidaan
- pyydä palveluntuottajalta selvitys, millaisella palvelukuvauksella pyydettyyn laatuun päästään
- pyydä vuosikello tai suunnitelma koko sopimuskaudeksi, joka sisältää ylläpitosiivouksen jaksottaisine töineen sekä perussiivoustyöt

Sisällytä ylläpitosiivoukseen kaikki säännöllisin väliajoin tehtävät työt, kuten
- säännönmukainen siivous (= päivittäinen - viikoittainen lattioiden ja kalusteiden puhdistus)
- mahdolliset tarkistussiivoukset (esim. kokoushuoneiden tarkistussiivous)
- mahdolliset välisiivoukset (esim. leikkaussalin välisiivous)
- jaksoittaiset siivoukset (esim. yläpölyjen puhdistus, lattioiden hoitomenetelmät).

Huomioi, että yleisen käytännön mukaan ylläpitosiivoukseen kuuluvat pinnat, jotka ovat alle 180 cm:n korkeudella.

Tilojen puhtaus ja pintamateriaalien kunnossa pitäminen edellyttää säännöllisiä perussiivouksia. Ilman perussiivouksia ei saavuteta sovittua puhtaustasoa.

Perussiivous on harvoin ja perusteellisesti suoritettava kertaluonteinen siivous, jota tehdään säännönmukaisesti ylläpitosiivouksen ja jaksoittaisten töiden lisäksi, jotta sovittu puhtaustaso säilyy. Perussiivouksien tarve riippuu muun muassa tilojen käytöstä, likaantumisesta, pintamateriaaleista ja niiden kunnosta sekä ylläpitosiivouksen taajuudesta.

Perussiivousta ovat mm.
- lattioiden pintapesu tai peruspesu, vahanpoisto, pinnan suojaus
- ikkunoiden pesu (esim. kaikki pinnat vai vain sisä- ja ulkopinnat), sälekaihtimet
- tekstiilimattojen ja –kalusteiden pesut
- seinien peruspuhdistus
- sisäkattojen puhdistus.

Perussiivoustarpeen voi määritellä palvelun tilaaja tai tuottaja.

Mikäli perussiivousta ei sisällytetä tarjouspyyntöön, tarjouspyynnössä voidaan kysyä perussiivousten osalta esimerkiksi yksikköhinnat (esim. tuntiveloitushintaa, neliöt, kappaleet, kerta, kiinteistö)

Tarjouspyynnössä kannattaa pyytää myös tuntihinta mahdollisten lisätöiden osalta sekä töistä, jotka tulevat tehtäväksi sovitun työajan ulkopuolella (esimerkiksi hätätyö).

Tarjouspyynnössä kuvataan myös mahdollisesti muut hankittavat palvelut, kuten  vaihtomatot, pehmopaperit, astianpesu, kahvinkeitto jne. sekä mahdolliset vaatimukset työnjohdon ja opastuksen osalta.

 

Anna tiedot palvelun suunnitteluun vaikuttavista tekijöistä:

Palveluntuottaja tarvitsee perustietoja kohteesta, jotta hän voi antaa tarjouksen työstä. Mitä tarkemmat perustiedot kohteesta voidaan antaa, sitä parempia tarjouksia tilaaja voi saada. Jos kaikkia tietoja ei löydy kirjallisessa muodossa, annetaan tarjoajille mahdollisuus tehdä kartoituskäynti.

- kohteen perustiedot, kuten kohteen sijainti, tilakohtaiset pinta-alat

- tilassa tapahtuva toiminta, mahdolliset vaihtelut

- kohteen henkilöstömäärä (tieto, kuinka suuri osa heistä keskimäärin päivittäin paikalla) ja tilojen käyttöaika, niiden mahdolliset vaihtelut

- vierailijamäärät ja vaihtelut

- likaantuminen

- lattiamateriaalit ja niiden kunto

- toivottu siivousajankohta,  siivouksen aikarajoitukset

- siivoojien lupa liikkua tiloissa

- lukitukset, hälytykset, mahdolliset turvallisuusselvitykset ja niiden maksaja

- siivoustilat ja niiden sijainti

- siivoojien sosiaalitila ja sen sijainti

- jäteastioiden sijainti

- kriittiset tehtävät eli mitkä ovat sellaiset työt, jotka tulee tehdä myös poikkeamatilanteissa

- aloituskatselmus ja luovutuskatselmus hoitovelan selvittämiseksi

- tilatyyppikohtaiset työohjeet / puhtaustasovaatimukset

- reklamaatioiden vasteajat

 

Kohteeseen tutustuminen

Ilmoita aika, jolloin palveluntarjoajat voivat käydä tutustumassa kohteeseen. Joissakin tilanteissa voi olla perusteltua edellyttää, että tarjouspyynnön jättämisen ehtona on kohteeseen tutustuminen.

Harkitse kuitenkin, milloin kohteeseen tutustuminen on vapaaehtoista / pakollista sekä kuinka suuri osasta kiinteistöistä kierretään (riittääkö esim. ”näytteet” tilatyypeistä). Harkitse myös, voiko kohteeseen tutustumista korvata valokuvin. Tavoitteena on olla aiheuttamatta palveluntuottajille turhia kustannuksia.