SSTL Puhtausala Ry
Etusivu » SSTL:n viestintästrategia

Suomen Siivousteknisen Liiton viestintästrategia 2006-2008

sstl_viestintastrategia.doc

Taustaa viestintästrategialle

Tämä viestintästrategia pohjautuu marraskuussa 2005 aloitetulle tiiviille strategiatyöskentelylle, johon osallistuivat Suomen Siivousteknisen liiton edustajat ja OSG Viestinnän viestintäkonsultti. Tämä strategia kokoaa yhteen näkemykset ja odotukset Suomen Siivousteknisen liiton kokonaisviestinnästä.

Strategiaa laadittaessa on käytetty hyväksi liiton toimintasuunnitelmaa sekä aiempaa tietoa viestinnän onnistumisesta. Strategiaprosessin aikana käytiin läpi koko aikaisempi  Suomen Siivousteknisen liiton markkinointiviestintä ja tutustuttiin eri yhteisöjen viestintästrategioihin.

Työskentelytapoina strategian suunnittelussa olivat ohjatut ryhmäkeskustelut ja tapausesimerkit. Strategiaprosessi käytiin läpi intensiivisesti suunnittelu- ja strategiapäivän aikana.

Strategiatyössä

    1. selvitettiin aikaisempaa viestintää
    2. analysoitiin viestintää SWOT-analyysin avulla
    3. koottiin viestinnän avainhenkilöiden näkemykset markkinoinnin ja viestinnän tarpeista ja rooleista
    4. selvitettiin viestinnän resurssit ja organisointi
    5. ideoitiin toimintamallit ja näkökulmat liiton viestinnälle.

Tähän viestintästrategiaan kuuluu viestinnän toimintasuunnitelma kaudelle 2006.

1 Viestintästrategian lähtökohtia

Tarkasteltaessa minkä tahansa yhteisön, tuotteiden ja palvelujen viestintää, on hyvä muistaa seuraavat viestinnän lainalaisuudet:

    1. Ei ole olemassa tilannetta ilman viestintää. Viestinnän laatu voidaan valita, ja jo viestimättömyys sinänsä on viesti.
    2. Viestinnällä voidaan luoda monenlaisia myönteisiä vaikutuksia: yrityksen luotettavuus eri sidosryhmien keskuudessa kasvaa, se on erottautumiskeino kilpailijoista, ja se sitouttaa ihmisiä yhteisöön ja yhteisiin tavoitteisiin.
    3. Järjestelmällisesti suunniteltu ja hyvin hoidettu viestintä tukee yhteisöä sen tavoitteiden saavuttamisessa.  Pitkäjänteisellä viestinnällä voidaan rakentaa kohderyhmien mieleen haluttuja mielikuvia. Viestintä toteutuu käytännössä tekoina: mitä teemme ja miten, viesteinä: mitä sanomme ja miten sekä ilmeenä: miltä näytämme.
    4. Suunnitellussa proaktiivisessa viestinnässä viestijällä on suurempi mahdollisuus kontrolloida viestejään kuin puhtaasti reaktiivisessa viestintätilanteessa, jolloin lähtötilanteena on usein puolustus.

Täydellistä viestintää ei ole olemassakaan, mutta on olemassa mahdollisuus sarjaan hyvin suunniteltuja ja toteutettuja viestintätoimenpiteitä, joiden avulla aiottu toiminta toteutuu mahdollisimman hallitusti.

1.1 Suomen Siivousteknisen liiton SWOT-analyysi

Vahvuudet

Pohja on olemassa
Vuosien ajan on toteutettu paljon viestinnällisiä kampanjoita ja liitossa on innostusta viestinnän suunnitteluun. Järjestösihteerillä ja toiminnanjohtajalla on kokemusta viestinnän hoitamisesta.

Hyvä verkostoituminen
Liitto on valtakunnallisesti kattavasti edustettuna ympäri Suomea ja liiton jäsenistö on monipuolinen ammatillisilta taustoiltaan.

Korkeatasoinen ammattilehti
Liiton julkaisee Siivoussektori  Oy:n kanssa korkeatasoista ammattilehteä, jota tutkitusti arvostetaan.

Paljon viestittävää ja asiantuntemusta
Liitolla on viestinnän tueksi olemassa paljon asiantuntemusta ja tutkimustietoa, jota voidaan viestinnässä hyödyntää (mm. koulutus ja painotuotteet).

Mahdollisuudet

Alan muutos
Puhtausalan laajeneminen Facility Managementin suuntaan voi tarjota liitolle uusia jäseniä ja monipuolistaa perustoimintaa

Koko organisaation sitouttaminen viestintästrategiaan
Viestinnän arvostus on muuttumassa myönteisempään suuntaan oman organisaation sisällä. Viestinnän suunnittelussa ollaan siirtymässä pitkäjänteisempään ajattelutapaan

Alan äänitorveksi nouseminen
Pitkäjänteisellä ja suunnitellulla viestinnällä liitolla on mahdollisuus nousta puhtausalan auktoriteetiksi

Alan kiinnostavuuden kasvu
Yritysten ja yhteiskunnan kiinnostus puhtausalaan kasvaa. Puhtausalan tietotaidosta voi muodostua vientituote.

Heikkoudet

Viestintä ei ole ollut systemaattista
Viestintä on ollut hajanaista, osittain AD HOC -viestintää. Yhteisöllä ei ole ollut toimivaa viestintäsuunnitelmaa tai ?strategiaa.

Viestintätaidot- ja halut puutteellisia
Viestintätaidot ja ?halut vaihtelevat paikallisjärjestöissä. Liitto ei ole tarjonnut viestinnän koulutusta aktiiveille. Vaarana on myös, että taitavimmat viestijät voivat käyttää viestintää vallan välineenä.

Ei ole ollut viestinnän resursseja
Viestintää ei ole hoitanut systemaattisesti kukaan, vaan yksittäisiä kampanjoita ovat tehneet kukin tahoillaan. Organisaatio ei ole mieltänyt viestinnän merkitystä asennetasolla > ei ole osattu/haluttu nähdä niitä mahdollisuuksia, joita viestinnällä on

Ei säännöllisiä mediasuhteita
Liitolla ei ole ollut säännöllisiä kontaktihenkilöitä tiedotusvälineissä.

Uhat

Alan häviäminen massaan
Kilpailevaa viestintää on paljon ja pelkona on, että puhtausala häviää isoon massaan alan muutoksen myötä.

Omistajuus jää puuttumaan
Pitäisi tietää, miten otamme omistajuuden ja profiloidumme kentällä? Miten saavutetut asiat ja näkyvyys korvamerkitään liitolle? On vaarana, että vaikka halutut viestit saadaan läpi esimerkiksi mediassa, kukaan ei tiedä, kenen viestistä oli kysymys. Omistajuus jää puuttumaan.

Alan arvostuksen lasku
Ulkoistamiskehitys johtaa alan ammattiarvostuksen ja ammattitaidon vähenemiseen. Liiton jäsenmäärä voi laskea.

Paikallisyhdistyksiä ei saada aktivoitua viestintään
Resurssien puutteen vuoksi paikallisyhdistyksillä on erittäin tärkeä vastuu viestin välittämisestä omalla alueellaan.

1.2 Arvot

- Rehellisyys
- Tasa-arvoisuus
- Avoimuus
- Osaaminen

1.3 Toiminta-ajatus

Liiton tarkoituksena on puhtausalan neuvonta- ja koulutusjärjestönä edistää alan kaikinpuolista kehittämistä.

2 Viestinnän strategiset tavoitteet

Visio
Suomen Siivoustekninen Liitto on puhtausalan tunnetuin ja tunnustetuin edelläkävijäjärjestö vuoteen 2010 mennessä.

Viestinnän tavoitteet strategiakausi 2006-2008:

    1. Tunnettuuden kasvattaminen ja auktoriteettiaseman saavuttaminen
    Suomen Siivoustekninen liitto tunnetaan sidosryhmissään puhtausalan edelläkävijänä ja asiantuntijana. Suomen Siivoustekninen liitto tarjoaa aktiivisesti asiantuntemustaan sidosryhmilleen ja vastavuoroisesti myös ne ovat kiinnostuneita liiton ajatuksista.
    2. Viestinnällä lisätään yhteiskunnan painetta satsata puhtausalaan
    Suomen Siivousteknisellä liitolla on säännölliset kontaktit median ja päättäjiin ja tarjoaa näille aktiivisesti tietoa puhtausalasta. Liitto tukee viestinnällä julkaisu- ja tutkimustoimintaa.
    3. Jäsenten aktivointi
    Aktivoidaan henkilöjäseniä, paikallisyhdistyksiä ja yritysjäseniä vuorovaikutteiseen viestintään.
    4. Tuetaan koulutus-, julkaisu,- ja neuvontatoimintaa viestinnän keinoin
    Toimintoja tuetaan säännöllisellä ja suunnitelulla viestinnällä.
    5. Yhtenäisen mielikuvan vahvistaminen
    Kaikki painotuotteet, visuaalinen ja sanallinen viestintä tukevat liiton ydinviestiä ja ovat yhdenmukaisia.

3 Viestinnän tehtävät

    1. Tukee liiton perustehtävää
    2. Luo haluttua mielikuvaa liitosta pitkäjänteisesti ja suunnitelmallisesti
    3. Tiedottaa tasapuolisesti ja edistää vuorovaikutusta
    4. Edistää liiton jäsenten verkostoitumista yhteiskunnassa

4 Viestinnän toimintaperiaatteet

  • avoimuus
  • luotettavuus
  • asiantuntevuus
  • vuorovaikutteisuus

5 Viestinnän pääsanoma

Pääviesti
Suomen Siivoustekninen Liitto on puhtausalan asiantuntija.

Viestinnän teema:
Puhtaus

(mitä se on)
Perusoikeus                       
- yhteiskunnan velvollisuus           
- voiko ulkoistaa?                        
- vastuu   

Rehellisyys                                           
- tieto  
- tapa toimia
- puolueettomuus
- luotettavuus

Tulevaisuus
- ympäristö 
- terveys 
- tutkimus 

Työ
- ammatti
- koulutus
- laatu
- toimeentulo

Viestinnän perusteemasta puhtaudesta on mahdollisuus johtaa useita alaviestejä, kuten yllä on tehty. Esimerkiksi korostetaan puhtautta ihmisten perusoikeutena tai puhtautta työnä, jonka on taattava tekijälleen riittävä toimeentulo.

Markkinoinnillinen viesti
Puhdasta tietoa puhtaudesta

6 Viestinnän organisointi

6.1 Suomen Siivousteknisen liiton viestintää ohjaa hallituksen hyväksymä viestintästrategia.

6.2 Päivittäistä viestintää johtaa toiminnajohtaja

6.3 Järjestösihteeri koordinoi sisäistä viestintää ja osallistuu ulkoiseen viestintään mahdollisuuksien mukaan

6.4 Toiminnanjohtaja ostaa liittohallituksen antamien resurssien mukaan viestinnän palveluja

6.5 Paikallisyhdistykset toteuttavat viestintää alueellisesti yhdessä liiton kanssa

6.6. Viestinnän onnistumista arvioi liittokokous

6.7 Viestinnän kehittämisen tukena toimii viestintätyöryhmä tarvittavan ajan

Mediaviestinnän vastuut:
a) toiminnanjohtaja johtaa mediaviestintää ja ohjaa pyynnöt eteenpäin
b) puheenjohtaja kommentoi pääsääntöisesti, toiminnanjohtaja tarvittaessa
c) yhdistykset kommentoivat alueellisesti

Viestinnälle laaditaan vuosittain operatiivinen suunnitelma, joka sisältää
- viestinnän painopistealueet
- viestinnän operatiiviset tavoitteet
- viestinnän toimenpiteet aikataulutuksineen ja vastuujakoineen
- viestinnän resurssit

7 Viestinnän sidosryhmät ja työkalut

Sisäiset:                                  Työkalut:
Henkilöjäsenet                       lehti, kotisivut, tapahtumat, postitukset, julkaisut, ja kasvokkaisviestintä
Yritysjäsenet                           kuten yllä
Paikallisyhdistykset               extranetti, lehti, kotisivut, tapaamiset ja tapahtumat
Toimiston henkilökunta        extranetti, palaverit ja muut yllä olevat
Työryhmät                                extranetti, tapahtumat (yhdistypäivät) sähköposti, lehti ja kasvokkaisviest.

Ulkoiset:
 
Potentiaaliset jäsenet           lehti, kotisivut, mediaviestintä, mainonta, ja tapahtumat
Media                                        lehti, kotisivut, tiedotteet, lehdistötilaisuudet, tapahtumat, mediaseurantapalvelut ja ?rekisteri, muut mediat, kasvokkaisviest.
Päättäjät                                   lehti, kotisivut, mainonta, tapaamiset, mediaviestintä, tapahtumat ja lobbaus
Oppilaitokset
- alan oppilaitokset ja peruskoulut
- opiskelijat
- opettajat                                        lehti, kotisivut, tapahtumat, mainonta, stipendit, opetusmateriaali
Muut järjestöt
- ammattiliitot
- työnantajajärjestöt
- kansainväliset alan järjestöt     lehti, kotisivut, sähköposti, tapahtumat, kasvokkaisviestintä

Viestinnän työkalut
Vaikuttajaviestintä: asiantuntija-, vaikuttaja-, tutkimus-, ja viranomaissuhteet
Lehdistösuhteet: vinkitys, tapaamiset, tutustumiskäynnit, tuotenäytteet
Asiakastilaisuudet: messut, tapaamiset, näyttelyt, seminaarit ja muut tapahtumat
Kuiskaus: word of mouth

Painettu viestintä
Asiakaslehdet
Liitteet
Advertoriaalit
Tiedotteet
Oppaat
Kirjat
Mainospainotuotteet

Sähköinen viestintä
www-sivut
sähköpostiviestintä
mobiilimarkkinointi
videot ja multimedia
äänitiedotteet
tv-, www- ja radiomainonta

Yleisesti viestinnän kanavista

Lehti
Kahdeksan kertaa vuodessa ilmestyvä Puhtaus & Palvelu ?sektori on yksi Suomen Siivousteknisen liiton tärkeimmistä viestinnän välineistä ulkoisesti ja sisäisesti. Sen jakelua voidaan laajentaa myös mediaan, oppilaitoksiin ja yhteistyökumppaneille,.

Nettisivut
Liiton kotisivut ovat yhteisön käyntikortti. Sivuille olisi hyvä lisätä medialle oma linkkinsä, johon sijoitetaan tiedotteet, yhteystiedot ja kuvapankki.

Sähköposti
Sähköposti on nopea sisäisen viestinnän kanava aktiiveille ja liiton sisällä. Sen kautta jaetaan vastausta vaativat viestit ja myös tiedotetaan.

Printtiposti
Muun postin kuin lehden lähettämistä pyritään välttämään kustannussyistä.

Extranetti
Extranetin käyttöä pyritään aktivoimaan. Extranettiin lisätään mm. Yhdistyskansio, joka sisältää yhdistysmateriaalit. Strategiakauden aikana tärkeimmät tiedotteet jaetaan myös sähköpostitse.

Tapahtumat ja kasvokkaisviestintä
Strategiakauden aikana satsataan voimakkaasti henkilökohtaisten suhteiden luomiseen median ja päättäjien edustajien kanssa.

Mainonta
Mainonta omissa lehdissä ja muissa julkaisuissa on edelleen tärkeä jäsenhankinnan kanava.

8 Viestinnän budjetti

(SSTL täyttää)

9 Viestinnän mittarit

Viestinnän tuloksien säännöllinen seuraaminen ja mittaaminen antavat valmiudet reagoida nopeasti mahdollisiin muutostilanteisiin tai korjausta kaipaaviin toimenpiteisiin. Vuosi 2006 on ensimmäinen kriittisempi tarkastelupiste tavoitteiden ja suuntausten määrittämiseksi.

Mittareiden on katettava kaikki viestinnän keskeiset osa-alueet sisältäen tiedottamisen, markkinoinnin (myös tilaisuudet, messut jne.) ja mainonnan. Tutkittavia asioita ovat

  •     viestintätyö sellaisenaan eli työn laadun mittarit suhteutettuna aikaan ja resursseihin
  •     viestien sisältö eli viestintäaineistojen (esim. tiedotteet, esitteet, sidosryhmäjulkaisut sekä leikkeet) sisällönanalyysit (esimerkiksi: julkisuusanalyysi, ei vain tiedotteiden läpimeno)
  •     huomioarvo ja muistaminen eli miten hyvin viesti saavuttaa kohderyhmän (läpimeno ja miten viesti on ymmärretty ja otettu vastaan: vastaanottajien suhtautuminen, mielipiteet, tyytyväisyys jne.)
  •     henkilökohtaisten suhteiden kehittyminen (media ja päättäjät)
  •     vaikutus ja asenteet eli mahdolliset muutokset sidosryhmien asenteissa sekä sidosryhmäkohtaisesti muutokset maineessa, tunnettuudessa
  •     jäsenmäärän kehitys
  •     nettikävijämäärien kehitys

Tutkimustoiminnasta ei kuitenkaan saa tulla viestintätoiminnan itseisarvo. Tärkeää on suhteuttaa tutkimustyöstä koituvat kustannukset varsinaisen viestintätyön kustannuksiin.

10  Viestinnän toteuttaminen ja kehittäminen

Suomen Siivoustekninen liitto kohdistaa ja priorisoi viestintätoimenpiteensä erityisen tarkasti, sillä viestintään ja markkinointiin käytettäviä resursseja on niukasti. Siksi tiettyinä ajankohtina voidaan keskittyä huomioimaan jonkin tietyn sidosryhmän tarpeita.

Strategiakaudella 2006-2008 keskitytään
- mediaviestintään
- nuoriin ja vanhempiin vaikuttamiseen yhteistyössä muiden tahojen kanssa
- päättäjiin vaikuttamiseen

Viestintästrategian jalkauttaminen ja viestinnän monipuolisten työkalujen huomioiminen arkipäivän työssä ovat tärkeitä tämän strategian tavoitteiden toteutumiseksi.

Tämä viestintästrategia tulisi päivittää vähintään kolmen vuoden välein.

11 Viestintä muutostilanteissa

Muutoksella tarkoitetaan organisaation sisäisiä tai ympäristössä tapahtuvia prosesseja, jotka edellyttävät toimintatapojen muutoksia ja vaativat monisuuntaista vuorovaikutusta. Muutos voi olla myönteinen kuten toiminnan laajentuminen tai negatiivinen kuten tärkeän ihmisen kuolema.

Muutostilanteissa korostuu avoimen mutta hallitun viestinnän merkitys. Muutos herättää aina kiinnostusta yhteisön sisällä ja ulkopuolella, ja siksi sen tiedottamiseen on paneuduttava vieläkin perusteellisemmin kuin rutiininomaisten asioiden kertomiseen.

Muutosviestinnän periaatteita ovat: oitis, oikein ja oma-aloitteisesti.

Kullekin muutostilanteelle tulisi etukäteen luoda oma suunnitelmansa. Suunnittelun merkitys korostuu erityisesti kriisien kohdalla ja Suomen Siivousteknisen liito kannattaa lähiaikoina käydä läpi toimintansa kriisien ehkäisemiseksi sekä käytännön toimista kriisitilanteissa: kuka määrittelee, mitä, milloin ja miten sanotaan; kuka valmistaa tiedotemateriaalin jne, tiedotuksen kohteet ja kanavat sekä vastuuhenkilöt. Kriisitiedotteen pohja on hyvä laatia jo ennen varsinaista tapahtumaa, jolloin se toimii runkona varsinaiselle tiedotteelle. Kriisitilanteissa voidaan noudattaa samaa ohjeistusta kuin viestinnän organisoinnissakin (ks. kohta 6)

Muutostilanteissa sisäinen viestintä tulisi hoitaa aina ennen ulkoista viestintää, jos aikataulu sen mahdollistaa.

Muutosviestintään voidaan varautua myös kouluttamalla.

Työjärjestys:

    1. selvitä, mitä on tapahtunut
    2. tiedota sisäisesti (tiedotusvastaava, muu henkilöstö)
    3. mieti ulkoisen tiedottamisen tarve
    4. puhelinkeskukseen tieto siitä, kuka antaa lausunnon / tarvittaessa hätäkeskus käyttöön
    5. tiedotustilaisuuskutsu puhelimitse/sähköpostilla
    6. tiedotteet sähköpostilla
    7. lisätietoja välittömästi, kun niitä on saatavilla
    8. kerrotaan tosiasiat, kriisitilanteessa ei spekuloida

>> Yhdistyskansion etusivulle