SSTL Puhtausala Ry
Etusivu » Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailu

Ei-julkisissa hankinnoissa tilaaja voi määritellä tarjousten vertailuperusteet haluamallaan tavalla.

Julkisten hankintojen vertailuperusteet tulee laatia julkisia hankintoja koskevan lain mukaisesti.

Ei-julkiset hankinnat

Tilaaja määrittelee tarjouksen vertailuperusteet. Jos vertailuperusteena on hinta, sen voi määritellä esimerkiksi siten, että maksimipisteet saa tarjous, jonka hinta on lähinnä kaikkien tarjousten keskihintaa. Siitä poikkeavat tarjoukset pisteytetään siten, että kallein ja halvin hinta saa 0 pistettä, muut suhteutettuna keskihintaan kaavalla: tarjottu hinta / keskihinta x maksimipisteet. Vaihtoehtoisesti kaikki tarjoukset suhteutetaan em. kaavalla.
Laadullisten vertailuperusteiden määrittelyyn ei ole ei-julkisen hankinnan osalta rajoituksia.

Julkiset hankinnat

Tarjousvertailuun otetaan vain kelpoisuusehdot/soveltavuusehdot täyttäneiden tarjoajien tarjoukset
Mikäli tarjoajaa koskevat edellytykset eivät täyty, tai mikäli tarjoaja ei liitä tarjoukseensa tarjouspyynnössä edellytettyjä asiakirjoja ja selvityksiä, tai mikäli tarjoajaa koskee jokin hankintalainsäännösten mukainen hylkäys- eli poissulkemisperuste, tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta ennen tarjousten vertailua.

Tarjousten vertailu voidaan tehdä  hinnan tai kokonaistaloudellisuuden perusteella. Tarjouspyynnössä on mainittava kumpaa menettelyä käytetään.

Mikäli vertailuperusteena on kokonaistaloudellisuus (eli hinta + laatukriteerit), laatuun liittyvillä vertailuperusteilla täytyy olla kokonaiskustannuksia pienentävä vaikutus, jotka tilaajan täytyy pystyä perustelemaan. Valintaperusteet tulee avata tarjouspyynnössä yksityiskohtaisesti siten, että tarjouspyynnöstä käy selkeästi ilmi, mitä vertailuperusteilla tarkoitetaan.  Sama vertailuperuste ei voi olla vähimmäisvaatimuksena kelpoisuusehdoissa ja pisteytettävänä laatukriteerinä. Vertailuperusteiden painoarvot/pistetys tulee ilmoittaa. Vertailuperusteiden alakriteerit on myös syytä pisteyttää etukäteen.

Esimerkkejä kriteereistä, jotka eivät ole hyviä laadullisia vertailuperusteita
- käytettävät tunnit: MAO:455/09, MAO:291/12 ja MAO:391/09
- ei-nimettyjen henkilöiden (esim. siivoojat, ohjaajat, lähiesimiehet) koulutus ja kokemus: MAO:326/12 ja MAO:370/12
- varahenkilöjärjestelmä, perehdytys, koulutusvaatimukset, henkilöstön kehittäminen sopimuskauden aikana, haltuunotto: ne voivat olla soveltuvuusehtoja

Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen vertailuperusteiden avulla.

Tarjoajaa pyydetään varmistumaan siitä, että kaikkiin vertailuperusteisiin liittyen on toimitettu riittävä määrä asiakirjoja ja tietoja, joiden perusteella tilaaja voi saada riittävän selkeän kuvan vertailun pohjaksi.


Vertailuperusteet

Vaihtoehto 1:

Valintaperusteena hinta

Hankinnan perusteena on kelpoisuusehdot täyttävistä tarjouksista halvin hinta.

Vaihtoehto 2:

Valintaperusteena kokonaistaloudellinen edullisuus, jolloin vertailuperusteiksi valitaan yksi tai useampi alla esitellyistä laadullisista tekijöistä (A) sekä hinta (B)

Työryhmän laatimat ehdotukset laadullisiksi vertailuperusteiksi:

A. Laadulliset tekijät
- määritellään painoarvo xx % huomioiden, että annetut painoarvoprosentit täsmäävät laadun kokonaispainoarvoon.

A.1 Toimitusvarmuus, painoarvo xx %

Toimitusvarmuutta arvioidaan silmällä pitäen koko sopimuskautta. Toimitusvarmuudessa voidaan mitata esimerkiksi seuraavasti:

  • Työn organisointi (painoarvo x %)

Vertailuperusteena on palvelukuvauksessa (= kirjallinen kuvaus sovituista tilakohtaisista puhtaustasoista sekä tilassa tehtävistä siivous- ja palvelutehtävistä, SFS 5678 Puhtausalan sanasto) määriteltyjen töiden (esim. jaksoittaiset työt, perussiivoustyöt) suunnittelu vuositasolla (vuosikello)
Pisteytys: x % (esim. 40 % maksimipisteistä) saa, jos asiakaskohteelle on laadittu vuosikello, ja x % (esim. 60 % maksimipisteistä), jos yrityksellä on dokumentoitu järjestelmä, jolla vuosikellon toteutumista seurataan.

  • Palveluntuottajan henkilöstön tyytyväisyys

Vertailuperusteena on keskimääräinen henkilöstötyytyväisyys %-lukuna maksimiarvosta koko henkilöstön osalta edellisen tilikauden aikana (x %)
Pisteytys: Suurimmasta henkilöstötyytyväisyydestä saa maksimipisteet, seuraavat lasketaan kaavalla: Yrityksen tyytyväisyys/suurin tyytyväisyys x maksimipisteet.

  •  Vaihtuvuus

Vertailuperusteena siivoushenkilöstön ja esimiesten vaihtuvuus prosentteina edellisen tilikauden aikana (ko. toiminta-alueella / koko yrityksen/organisaation osalta). Vaihtuvuus lasketaan 12 kk:n keskiarvona siten, että päättyneiden toistaiseksi voimassaolevien työsuhteiden määrä jaetaan kaikkien voimassa olevien työsuhteiden määrällä ja kerrotaan 100 %:lla. Laskennassa otetaan huomioon siivoojien vaihtuvuus. (voi määritellä myös muuten,  mutta laskentakaava kerrottava).
Pisteytys: Pienimmästä vaihtuvuudesta saa maksimipisteet, seuraavat lasketaan kaavalla: pienin vaihtuvuus/yrityksen vaihtuvuus x maksimipisteet.

 

  • Pysyvyys

Pysyvyys lasketaan 12 kk:n keskiarvona siten, että  kaikkien yli kaksi vuotta kestäneiden työsuhteiden määrä jaetaan kaikkien työsuhteiden määrällä x 100 %.

 

  • Henkilöstön peruskoulutus ja kokemus. Huomioi, että koulutus ei saa olla kelpoisuusehdoissa, jos se on vertailuperusteena.

Pisteytys: Pisteitä saa sekä ammatillisesta koulutuksesta että työkokemuksesta seuraavasti:

Koulutus Osuus siivoojista Pisteet esim.
Siivousalan perus- tai ammattitutkinto 50 % tai yli 2
Siivousalan perus- tai ammattitutkinto
1  
Työkokemus    
Työkokemusta alalta yli 2 vuotta 50 % tai yli 2
Tyyökokemusta alalta alle 2 vuotta alle 50 % 1

Tässä kohtaa on hyvä luetella, mitkä koulutukset tilaaja hyväksyy siivousalan perus- ja ammattitutkinnoksi.
Tutkintojärjestelmään kuuluvia tutkintoja ovat
- laitoshuoltajan ammattitutkinto
- kotityö- ja puhdistuspalvelun perustutkinto
- kiinteistöpalvelujen perustutkinto, toimitilahuoltajan osaamisala

Vertailua varten toimittajaa pyydetään kuvaamaan erillisessä palvelua koskevassa toteutussuunnitelmassa, miten yrityksessä on huolehdittu yllä mainituista toimitusvarmuuteen vaikuttavista seikoista. Tilaajan tavoitteena on varmistaa, että palvelun tuotanto toteutuu sopimuksen mukaisesti kaikissa tilanteissa. Jos seurantatietoa ei ole, vertailuperusteesta saa nolla pistettä.
 

A.2 Asiakaspalaute- ja reklamaatiojärjestelmä, painoarvo xx %

Vertailussa arvostetaan monipuolisia palautteenantokanavia, nopeaa ja vakioitunutta reklamaatioiden käsittelyprosessia ja selkeää kuvausta siitä, miten annettuja palautteita hyödynnetään toiminnan ja palvelutuotannon kehittämisessä.

Pisteytys:
Parhaat pisteet saa järjestelmä, jossa palautteet ja reklamaatiot sekä niiden aiheuttamat toimenpiteet dokumentoidaan ja josta saa tilastoja.
Mikäli erityistä järjestelmää ei ole, vaan asiakaspalaute ja reklamaatiot hoidetaan esim. sähköpostitse, pistemäärä on 50 % maksimipisteistä.
Ei-kirjallisten järjestelmien pistemäärä on 0 % maksimista.

 

A.3 Henkilöstön kehittäminen

Vertailussa arvostetaan siivoushenkilöstön, ohjaajien ja esimiesten ammatillisen osaamisen jatkuvaa ylläpitoa, jotta tilaaja saa mahdollisimman hyvän palvelun ammattitaitoisesti ja kustannustehokkaasti. Vertailua varten toimittajaa pyydetään kertomaan edellisen tilikauden aikana ko. henkilöstöryhmille järjestetyt koulutukset tyypeittäin sekä koulutustuntimäärä henkilöä kohti tilikauden aikana henkilöstöryhmittäin. Koulutuksena ei tässä pidetä perehdytystä, vaan esimerkiksi työkohteessa järjestettyjä koulutuksia ja tutkintoon valmistavaa koulutusta.

Pisteytys: Pisteytyksessä painotetaan eri henkilöstöryhmien koulutusta seuraavasti: siivoojien koulutustuntimäärä henkilöä kohti laskettuna xx %, ohjaajat xx %, esimiehet xx %. Suurimman pistemäärän saanut saa maksimipisteet ja muut lasketaan kaavalla: yrityksen pistemäärä/suurin pistemäärä x maksimipisteet.
 

B. Hinta, painoarvo xx %

Halvimman yhteishinnan tarjonnut tarjoaja saa lopulliseen vertailuun xx hinta/vertailupistettä, johon muiden tarjoajien hinnat suhteutetaan. Pistemäärä lopulliseen vertailuun = edullisin hinta jaetaan tarjotulla hinnalla ja kerrotaan xx-xx, jolloin saadaan kyseisen tarjouksen pisteet.

Tai

Maksimipisteet saa tarjous, jonka hinta on lähinnä kaikkien tarjousten keskihintaa. Siitä poikkeavat tarjoukset pisteytetään siten, että kallein ja halvin hinta saa 0 pistettä, muut suhteutettuna keskihintaan kaavalla: tarjottu hinta / keskihinta x maksimipisteet. Tai kaikki tarjoukset suhteutetaan em. kaavalla.