Jyväskylässä nojataan Insta 800 -menetelmään

Jyväskylän kaupungin tilapalvelut-liikelaitos on asiantuntijaorganisaatio, joka vastaa muiden tehtäviensä ohella Jyväskylän kaupungin siivouspalveluiden hankinnoista ja sopimusten johtamisesta. Hankintalankoja pitää käsissään siivouspäällikkö Annika Viljakainen.

– Vastuullani on puhtaanapidon hankinnat kaupungin tiloihin, kouluihin, päiväkoteihin, liikuntatiloihin, teatteriin ja toimistorakennuksiin 99-prosenttisesti. Meillä on 200 kiinteistöä, joissa on yhteensä noin 330 000 neliömetriä siivottavaa pinta-alaa. Siivottava pinta-ala väheni vuonna 2023, kun terveydenhuollon kohteet siirtyivät hyvinvointialueen hallintaan, Viljakainen kertoo.

Jyväskylän kaupungin tilapalveluiden konsulttikumppanina toimi TPA Andersson Oy vuodesta 2008 lähtien. Vuonna 2017 kumppanuussopimus siirtyi yritysoston myötä Ramboll Finland Oy:lle, jonka kanssa kumppanuus jatkuu edelleen.

– Rambollin isoin työkokonaisuus on ehdottomasti laadunhallinta. Jyväskylän Tilapalvelulle teemme vuosittain noin 170 Insta 800 -menetelmän mukaista laadunarviointitarkastusta. Laadunhallinnan lisäksi autamme tilaajaa siivouspalvelun hankinnan asiakirjojen tekemisessä, laadimme esimerkiksi kohteille palvelukuvauksia, kertoo asiantuntija Pirjo Jokinen Ramboll Finlandista.

Jyväskylän kaupungilla on tällä hetkellä sopimus neljän palveluntuottajan kanssa ja palvelusopimuksia on yhteensä 14. Siivouspalvelujen tavoitteena on pitää siivottavat tilat sellaisella hygieenisellä tasolla, että niissä voidaan toimia turvallisesti ja tarkoituksenmukaisella tavalla.

”Mitään ei voi kehittää, jos sitä ei ensin seurata”

Viljakaisen ja Jokisen mukaan laadunseuranta on siivouksessa välttämätöntä.
– En osaa edes ajatella tilannetta, ettemme seuraisi työn laatua. Eihän mitään ei voi kehittää, jos sitä ei ensin seurata ja mitata. Laatua seuraamalla varmistetaan, että saadaan sitä, mitä on tilattu, Viljakainen toteaa.

Jokisen mukaan laadun seuraamisesta hyötyvät kaikki.
– Sisäilman laatu paranee, kiinteistön arvo säilyy ja siivouspalveluun liittyviä haasteita voidaan ratkoa ketterämmin, kun laatua seurataan systemaattisesti.

– Myös palveluntuottajalle on tärkeää tehdä oikeita asioita oikeaan aikaan. Jokainen palveluntuottaja haluaa tuottaa sellaista palvelua, josta on asiakkaan kanssa sovittu. Laatua seuraamalla korjaavien toimenpiteiden tarve vähenee. Ja tämä tietysti johtaa korkeampaan asiakastyytyväisyyteen, Viljakainen jatkaa.

Insta 800 -menetelmä lisää toimijoiden yhteistyötä

Jyväskylän kaupungin kohteissa siivouksen laatua seurataan monilla menetelmillä. Palveluntuottajat tekevät omista kohteistaan vähintään kaksi Insta 800 -menetelmän pohjaista laadunarviointia vuosittain.

– Teemme myös esimerkiksi siivottavuuden ja olosuhteiden kartoituksia, perussiivous-katselmointeja ja -tarkastuksia. Asiakkaat arvioivat siivouspalvelua myös asiakastyytyväisyyskyselyillä. Raportteja on paljon, niitä tehdään vuosittain yhdessä palveluntuottajien ja ympäristöterveystarkastajien kanssa noin 700, Viljakainen naurahtaa ja antaa Jokisen jatkaa listaa:
– Lisäksi teemme pintahygieniamittauksia, koneellisen jäljen arviointeja ja mittaamme esimerkiksi yhdistelmärobottien työn jälkeä.

Vahvimman tuen seurannassa Jyväskylässä antaa Insta 800 -menetelmä. Sen avulla Jyväskylässä seurataan, arvioidaan ja ohjataan siivouspalvelun tuottamista ja kehitetään toimintaa.

– Insta 800 on meille yksi tärkeimmistä työvälineistä. Se on puolueeton, yhteismitallinen ja sen avulla on mahdollista rakentaa yhteistä ymmärrystä toimijoiden kesken. Insta 800 on syventänyt yhteistyötämme palveluntuottajien kanssa ja lisännyt keskustelua toimijoiden kesken, Viljakainen sanoo.

Myös Jokinen pitää yhteistyötä tärkeänä, ja nostaa esiin lisäksi menetelmän läpinäkyvyyden.
– Pidän siitä, että palveluntuottaja on mukana arvioinnissa. Silloin voidaan yhdessä pohtia, millä tavoin sovittuun laatuun on mahdollista yltää. Voi olla, että asiakkaalla on itselläänkin tekemistä siinä, että tila on ylipäätään siivottavissa. Arvioinnissa käydään tilat yhdessä läpi, otetaan kuvia ja dokumentoidaan epäkohdat. Silloin kaikki osapuolet näkevät, miltä kohteessa on oikeasti näyttänyt. On tärkeää, että myös käyttäjäasiakas ymmärtää, mitkä asiat vaikuttavat siivouksen laatuun.

Toisinaan arvioinneissa havaitaan, että siivottavat pinnat ovat niin vanhoja, ettei lika erotu tai lika on niin pinttynyttä, ettei sitä saa enää irti.

– Arvioinnin myötä voidaan päätyä yhdessä siihen, että joissain kohteissa työtä pitää kehittää. Voi olla tarve vaihtaa menetelmiä tai vaihtaa siivouksen taajuutta. Näin arvioinnit auttavat myös työn ajankohdan ja työajan mitoituksessa, lisää Jokinen.

Arviointia ei tarvitse pelätä

Viljakainen ja Jokinen painottavat hyvän yhteistyön merkitystä laadunhallinnassa menetelmästä riippumatta.

– On mielestäni huonoa johtamista, jos laadunseuranta on vain palveluntuottajan sakottamista. Meille arviointi on yhteistyötä ohjaava toimenpide, jonka avulla saamme aikaan paljon positiivista kehitystä yhdessä palveluliikkeiden kanssa, Viljakainen kertoo.

Kun siivooja otetaan mukaan arviointiin, kehittyy myös niin sanottu siivoojan silmä, Jokinen toteaa.

– Tästä syystä moni palveluntuottaja haluaakin, että siivooja on mukana arvioinnissa. Silloin arvioinnista ei tule arvostelutilaisuutta, jota pitää pelätä. Sen sijaan katsotaan yhdessä, miltä laatu näyttää, missä olemme onnistuneet ja mitä voimme kehittää.

Viljakainen kertoo esimerkin koulun teknisen luokan puhtaanapidosta, jossa haasteet ratkottiin nimenomaan yhdessä keskustellen.

– Teknisen luokassa oli jatkuvasti liikaa pölyä. Perustimme projektiryhmän, jossa oli mukana opettaja, työsuojeluvaltuutettu, konsultti sekä palveluntuottaja. Mietimme yhdessä puhtaanapidon haasteita ja vastuunjakoa. Lopulta synnytimme huoneentaulun, jossa on ohjeet siihen, kuinka tila pidetään yhdessä siistinä.

Ei temppulistoille, lopputulos ratkaisee

Viljakaisen mukaan Jyväskylässä tuotetaan asiakkaille olosuhteita, ei vain puhtautta. Jokaiseen siivouskohteeseen tehdään oma palvelukuvaus ja määritellään ne asiat, jotka palveluntuottamisessa on otettava huomioon.

– Arvioimme puhtautta palvelukuvaukseen kuvatun laatuprofiilin mukaisesti ja siivous suunnitellaan sen mukaisesti, mitä missäkin tilassa vaaditaan. Arvoimme aina lopputulosta, emmekä halua siivoukseen niin sanottuja temppulistoja. Joudumme kuitenkin koko ajan miettimään myös sitä, mikä on puhtaanapidossa taloudellista ja tarkoituksenmukaista. Mikä on se ylläpidon taso, minkä ylittävästä osasta emme halua maksaa?

Laatua seuraamalla on mahdollista arvioida myös sitä, missä siivouksessa voitaisiin säästää.

– Seuraamme esimerkiksi tällä hetkellä, miten luokkasiivouksen tai ikkunoiden pesun harventaminen vaikuttaa laatuun. Ensi syksynä olemme asiassa viisaampia, kun olemme saaneet tästä riittävästi dataa. Haasteitakin arvioinnissa on, sillä samaan aikaan ilkivalta on yleistynyt kouluissa ja tämä näkyy pinnoilla töhryinä ja kirjoituksina. Niitä ei voida poistaa ylläpitosiivouksessa, päättää Viljakainen.

---------------------

Haluatko lukea lisää?

Artikkeli on julkaistu Puhtausala-lehdessä 2/2024. Pääset lukemaan lisää mielenkiintoisia artikkeleita tilaamalla Puhtausala-lehden kotiisi tai työpaikalle näin: 

1. Liity Puhtausala ry:n jäseneksi.
2. Tilaa lehti ilman jäsenyyttä. 
3. Osta digitaalinen näköislehti verkkokaupastamme.​​​​