Pro Gradussa tutkittiin hiljaisen tiedon siirtämistä puhtausalan yrityksessä
14.08.2024
Mitä hiljainen tieto ylipäätään on? Vaikka hiljainen tieto on yleistä ja se on yritysten kannalta tärkeää, sen hahmottaminen saattaa silti olla haastavaa. Vaikka tutkijoiden keskuudessa hiljaisen tiedon määritelmälle ei ole selkeää yhteisymmärrystä, eri määritelmissä korostuvat käsitteet vuorovaikutus, verkostoituminen, kokemusten jakaminen, havainnointi ja luottamus.
Keskeistä hiljaiselle tiedolle on tiedon sanattomuus ja määrittelemättömyys. Hiljaista tietoa voidaankin pitää vastakohtana täsmälliselle tiedolle, vaikka ne eivät olekaan toisiaan poissulkevia vaan parhaimmillaan täydentävät toisiaan.
Onnistuessaan yritykselle kilpailuetu
Mutta miksi hiljaisen tiedon siirtäminen puhtausalan yrityksessä sitten on tärkeää? Mikäli hiljainen tieto ei siirry, se esimerkiksi todennäköisesti johtaa asiakkaalta tulevaan reklamaatioon. Pahimmassa tapauksessa epäsuorana seurauksena voikin olla jopa asiakassuhteen päättyminen ja siten negatiivinen seuraus liiketoiminnalle. Onnistunut hiljaisen tiedon siirtäminen muodostaakin yritykselle kilpailuedun.
Vaikka hiljaisen tiedon siirtämistä pidetään helposti itsestäänselvyytenä, ei se sitä kuitenkaan ole, vaan hiljainen tieto jää helposti muiden asioiden jalkoihin. Hiljaisen tiedon siirtämiseen panostaminen korostuu nimenomaan puhtausalalla, jossa henkilöstö on monimuotoista muun muassa eri koulutus- ja kansallisuustaustojen vuoksi, jolloin esimerkiksi kielitaitohaasteiden vuoksi kirjalliset ohjeistukset eivät välttämättä ole paras keino välittää tietoa. Käytännön työssä helposti myös luontevampi tapa toimia on kasvokkain tapahtuva kommunikointi kirjallisten ohjeistusten sijaan.
Perehdytystä, selosteita ja työnkiertoa
Hiljaisen tiedon siirtämistä puhtausalalla tutkittiin vuoden 2022 aikana yhdessä suomalaisessa puhtausalan yrityksessä laadullisena tutkimuksena puolistrukturoiduilla haastatteluilla, läpileikaten yrityksen henkilöstö aina siivoojista ylimpään johtoon saakka, analysoiden aineisto teemoittelulla.
Aihetta tutkiessa selvisi, että tyypillinen tapa siirtää tietoa tapahtuu perehdytyksen, kohdekansioiden ja kirjallisten selosteiden, kuten käyttöturvallisuusohjeiden, avulla. Vaikka perehdytys onkin vuorovaikutuksen vuoksi hiljaisen tiedon siirtämistä tukeva keino, yleensä esihenkilöasemassa olevalla perehdyttäjällä ei välttämättä ole samanlaista kohdetuntemusta kuin vastaavasti kokeneella siivoojalla. Kokemattoman siivoojan perehtyminen yhdessä kokeneen siivoojan kanssa olisikin erittäin tärkeää.
Kohdekansiot ja kirjalliset selosteet soveltuvat ensisijaisesti täsmällisen tiedon siirtämiseen. Kohdekansioihin tieto saattaa myös jäädä päivittämättä, jolloin tieto on pelkästään kohteessa työskentelevien siivoojien tiedossa. Poissaolon sattuessa tai työntekijän vaihtaessa työpaikkaa on suuri riski sille, ettei tieto siirry, varsinkin jos siivoojan poissaolo tai työpaikan vaihto tapahtuu äkillisesti. Tämä korostuu varsinkin kohteissa, joissa työskentelee vain yksi siivooja ja joissa kyseinen siivooja ei tyypillisesti vaihdu, vaan kohde pysyy aina samalla siivoojalla. Siivoojien olisikin hyvä kiertää eri kohteissa, jotta tieto jakautuisi useammalle. Tämä on tietysti helpompaa kohteissa, joissa on 2–3 siivoojaa, koska silloin kohteiden siivoojat voivat vaihtaa esimerkiksi päittäin yhden siivoojan kerrallaan. Tällainen siivoojien kiertäminen vähentäisi osaltaan tiedon katoamisen riskejä siivoojien vaihtuessa.
Muodolliset ja epämuodolliset tapaamiset tärkeitä
Vaikka siivoojien keskinäinen kommunikaatio on avainasemassa hiljaisen tiedon siirtämisen kannalta, myös yrityksen johdon ja esihenkilöiden merkitys on ratkaiseva. Johto ja esihenkilöt voivat toiminnallaan mahdollistaa tilanteita, joissa hiljaista tietoa siirretään. Muodollisista tilanteista esimerkkeinä ovat tiimi- ja henkilöstöpalaverit sekä lähtökeskustelut, jotka ovat lähtökyselyitä parempi vaihtoehto vuorovaikutuksen vuoksi.
Epämuodollisia tilanteita taas ovat esimerkiksi henkilöstön yhteiset vapaa-ajan tapahtumat, kuten työhyvinvointipäivät ja pikkujoulut, sekä siivoojien väliset yhteiset tauot. Yhteisten taukojen pitäminen on tietysti helpompaa yrityksissä, joissa on kaikille siivoojille yhteinen toimipiste. Silloin siivoojien keskinäisiä kohtaamisia tapahtuu säännöllisesti myös välinehuollon yhteydessä, mikäli kohteet on aikataulutettu siten, että siivoojat ovat samaan aikaan paikalla toimipisteessä.
Yhteisen toimipisteen puuttuessa on hiljaista tietoa kuitenkin mahdollista siirtää mainittujen palaverien ja yhteisten tapahtumien yhteydessä. Vaikka nykyään ajankäyttö onkin rajallinen resurssi yrityksissä, ei ajankäyttöä ja hiljaisen tiedon siirtämistä tarvitse pitää toisiaan poissulkevina tekijöinä, koska niitä voi myös yhdistää juuri yhteisten taukojen ja välinehuollon yhteydessä. Ja vaikka hiljaisen tiedon siirtämiseen käytettäisiinkin erikseen aikaa, ei se kuitenkaan ole yrityksen toiminnan kannalta tehotonta, vaan saattaa muodostaa yritykselle erittäin tärkeän kilpailuedun, eikä pelkästään taloudellisesti, vaan myös mahdollistamalla entistä paremman laadun puhtauden osalta.
Vaikka aiheen tutkiminen yrityksessä olikin kattavaa eikä kyseessä ollut pieni yritys, on silti syytä huomioida, että tulokset saattaisivat olla erilaisia, jos tutkimus kohdistuisi useampaan yritykseen. Myös esimerkiksi teknologian ja siihen liittyvien erilaisten menetelmien jatkuva kehittyminen on syytä ottaa huomioon tulevaisuudessa hiljaisen tiedon siirtämisenkin kannalta.
Tutkielman tekijöistä Miko Tuominen työskentelee operatiivisena johtajana puhtausalan yrityksessä sekä toimii Puhtausala ry:n hallituksen varajäsenenä ja alan tieteellinen ja tutkimusten tukeminen -ohjausryhmän jäsenenä. Marjamäki toimii puhtausalan yrityksessä yrittäjänä ja hallituksen jäsenenä.
Lähde: Tuominen, M. & Marjamäki, M. 2023. Henkilöstön osaamisen varmistaminen ja hiljaisen tiedon siirtäminen siivousalan yrityksessä, Itä-Suomen yliopisto/Kauppatieteiden laitos.
Tutustu Pro Gradu -tutkielmaan
---------------------
Haluatko lukea lisää?
Artikkeli on julkaistu Puhtausala-lehdessä 2/2024. Pääset lukemaan lisää mielenkiintoisia artikkeleita tilaamalla Puhtausala-lehden kotiisi tai työpaikalle näin:
