Siivouspalvelun kilpailuttaminen

Hyvä tarjouspyyntö varmistaa, että toteutuva siivouspalvelu vastaa tilaajan vaatimuksia. Suomen Siivoustekninen Liitto ry:n kokoama työryhmä on laatinut ohjeita siivouspalvelun tarjouspyynnön ja sopimuksen laadintaan. Työryhmässä olivat edustettuina sekä palvelun tilaajat että tuottajat. Työryhmään kuuluivat

• Pirkko Hilvo, Porin kaupunki
• Johanna Huurinainen, Nordea Pankki Suomi Oyj
• Aila Kaakkurivaara, H&A Team Oy
• Terhi Kotkansalo, Servisole Oy Siivouspalvelut
• Kirsti Liljeroos, Senaatti-kiinteistöt
• Leena Nevalainen, ISS Palvelut Oy
• Tarja Valkosalo, Suomen Siivoustekninen Liitto ry

Tarjouspyynnön sisältö riippuu ostettavan palvelun sisällöstä ja myös kohteesta. Mitä isommasta kohteesta on kyse, sitä enemmän aikaa kannattaa käyttää tarjouspyynnön sisällön suunnitteluun ja hankintakriteerien laadintaan, jotta pystyttäisiin tekemään onnistunut valinta. On huomioitava, että myös kilpailuttaminen maksaa - kohteesta riippuen jopa 10 000 - 15 000 euroa.

Tälle sivustolle on koottu niitä asioita, joita siivouspalvelujen hankinnassa on hyvä ottaa huomioon. Lähtökohtana on ollut julkisen hankinnan kilpailuttamista koskeva lainsäädäntö. Aineistoon on pyritty merkitsemään ne kohdat, jotka tarjouspyynnön laatija voi ei-julkisessa hankinnassa määritellä vapaasti, myös noudattaen julkisen tarjouspyynnön ohjeistoa, mikäli ne soveltuvat kilpailutettavaan kohteeseen.

Haluatko kommentoida sivujen sisältöä? Lähetä postia osoitteeseen [email protected]

Ohjeita tarjouspyynnön laatimiseen

Tarjouspyyntöön sisällytettävät asiat:

1. Hankintayksikön määrittely

Ilmoitetaan yrityksen / organisaation nimi, joka hankinnan suorittaa. Mikäli hankintaan osallistuu useita hankintayksiköitä, yksilöidään kaikki hankintaan osallistuvat hankintayksiköt ja se, mikä hankintayksiköistä hoitaa hankinnan käytännössä.

Hankintayksiköillä tarkoitetaan palvelun tilaajia/hankkijoita.

2. Hankinnan kohde ja tavoitteet

Tässä kohdassa ilmoitetaan, mitä tarjouspyyntö koskee, esimerkiksi "pyydetään tarjouksia xx-kiinteistöjen siivouspalveluista, jotka sisältävät tilojen ylläpitosiivouksen / ylläpitosiivouksen ja perussiivouksen / seuraavat erikseen hankittavat lisäpalvelut." Yleensä kannattaa mainita, että ylläpitosiivouksen tulee sisältää määriteltyjen puhtaustasojen tuottamisen edellyttämät jaksottaiset työt.

Hankinnan kohde, siivottavat tilat ja niiden puhtaustasovaatimukset voidaan tarkemmin kuvata liitetietona. Liitteen nimi ja numero ilmoitetaan.

Myös tarjoajaa ja tarjottavia palveluita koskevat vaatimukset ja tavoitteet voidaan määritellä yksityiskohtaisesti liitteissä. Liitteen nimi ja numero ilmoitetaan. Nämä liitteet toimivat myös tarjouslomakkeina, jotka pyydetään palauttamaan tarjouksen jättämisen yhteydessä. Tarjouspyynnön liitteeksi voidaan laatia myös tarkistuslista, jonka avulla tarjoaja voi tarkastaa, että tarjouksen mukana ovat tarvittavat liitteet.

Tässä kohdassa määritellään myös

• Ovatko osatarjoukset sallittuja / sallittuja nimetyin rajoituksin / eivät sallittuja lainkaan.
• Ovatko vaihtoehtoiset tarjoukset sallittuja / sallittuja nimetyin rajoituksin / eivät sallittuja lainkaan
• Hyväksytäänkö alihankkijoiden käyttö / ei hyväksytä alihankkijoiden käyttöä / hyväksytään nimetyin rajoituksin (esimerkiksi vaihtomattojen huoltopalvelu).
• Palveluntuottajaksi valittavien määrä (yksi vai useampi).

3. Sopimuskausi

Sopimuskausi määrtellään ilmoittamalla tavoitteellinen sopimuskauden alkamispäivä sekä sopimuksen pituus ja jatkuminen.

Vaihtoehtoja on monia, esimerkiksi

- Sopimuskausi on x vuotta. Tilaaja varaa oikeuden jatkaa sopimusta yhden/kaksi optiovuotta sopimuskauden päättymisestä lukien.

- Sopimus on voimassa toistaiseksi. Kumpikin osapuoli voi irtisanoa sopimuksen päättymään x kuukauden irtisanomisajalla.

- Sopimuskausi on x vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassaolevana. Kumpikin osapuoli voi irtisanoa sopimuksen päättymään x kuukauden irtisanomisajalla.

- Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoituksesta (tavoitteena x.x.20xx) ja jatkuu määräaikaisena xx.xx.20xx. Tämän jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi voimassaolevana X vuotta. Kumpikin osapuoli voi irtisanoa sopimuksen päättymään x kuukauden irtisanomisajalla.

Julkisissa hankinnoissa yleisiä sopimuskausia ovat 3 vuotta + optiovuodet 1 (+1) tai 4 vuotta ja optiovuodet 1 (+1).

Sopimuskauden pituutta määriteltäessä kannattaa varata riittävästi aikaa sopimuksen allekirjoittamisesta itse palvelun aloittamiseen. Toimittajille ei aina ole mahdollista toimittaa kaikkia hankinnan kohteena olevia palveluita/tuotteita hyvin lyhyellä varoitusajalla. Lisäksi kovin lyhyt toiminnan aloittamisaika voidaan katsoa jopa syrjiväksi vaatimukseksi, mikäli käytännössä vain nykyinen toimittaja voisi noudattaa sitä.
Kovin lyhyet sopimuskaudet eivät ole suositeltavia, 3-4 vuotta on hyvä sopimuskauden mitta tämäntyyppisissä palveluissa.
Optiolla tarkoitetaan sitä, että tilaaja varaa oikeuden tehdä suorahankinnan lisätilauksissa, jotka on ilmoitettu hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä. Optioiden käytön edellytyksenä on, että sen käytöstä on ilmoitettu jo hankintailmoituksessa.
Irtisanomisajan tulee olla riittävän pitkä. Suositeltava irtisanomisaika on pienissä kohteissa vähintään 3 kuukautta ja isoissa kohteissa vähintään 6 kuukautta.

4. Hankintamenettely

Ei-julkisessa hankinnassa tilaaja voi määritellä hankintamenettelyn vapaasti.

Julkisen EU-kynnysarvon ylittävässä palveluhankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja ilmoitetaan hankintamenettely: avoin vai rajoitettu, sekä menettely, ellei saada tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia.

Hankintamenettelyn osalta ilmoitetaan myös
- miten toimitaan, mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää (esim. hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan).
- ettei tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta makseta tarjoajille korvausta.
- millä kielillä tarjousasiakirjat ovat saatavissa (suomen/ruotsin/englannin kielellä). Tarjoajan halutessa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina.
- montako palveluntuottajaa valitaan tuottamaan palveluja: yksi/kaksi/useampi.
- pidätetäänkö oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista.
- hylätäänkö tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous, puutteellinen tarjous sekä tarjous, johon ei ole liitetty tarjouspyynnössä vaadittuja selvityksi ja tarjous, jos sitä ei ole kirjoitettu siinä muodossa kuin tarjouspyyntö edellyttää.
- hyväksytäänkö ehdollinen tarjous.
- että myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon.
- että tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia tilaajalta korvausta tarjouksen tekemisestä.
- että tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessä automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjoukset, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja, hylätään.
- hyväksytäänkö vai hylätäänkö osatarjoukset.

5. Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana

Määritellään, miten tarjoaja voi tarjousaikana pyytää lisätietoja, esimerkiksi
- kysymykset tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen xx@xx
- ilmoitetaan mihin mennessä kysymykset ja tarjoajan vastausosoite (sähköpostiosoite) on lähetettävä. Mikäli tarjouspyyntöön liittyy pakollinen tai vapaaehtoinen kohdekierros, kysymysten viimeisen esittämispäivän on suotavaa olla kohdekierroksen jälkeen.
- ilmoitetaan, että vastaukset kysymyksiin toimitetaan samansisältöisesti kysyjästä riippumatta kaikille palautussähköpostiosoitteen em. osoitteeseen ilmoittaneille.
- ilmoitetaan, ettei puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin voida vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyillä tavoilla.

6. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus

Tämä kohta koskee vain julkisia hankintoja.

Jos tarjous sisältää luottamuksellisia / salassa pidettäviä tietoja, ne ilmoitettava, että ne on toimitettava erillisinä dokumentteina ja liitteinä.

Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valinta- ja vertailuperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 §). Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

7. Tarjousten käsittely

Ilmoitetaan menettely tarjousten käsittelyssä, esimerkiksi:
a) Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen (liitteen x mukaisesti)
b) Tarjousten ja palvelujen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
c) Tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset käsitellään siten, että ensin jokainen tarjous arvioidaan tarjouspyynnössä mainittuihin valinta- ja vertailuperusteisiin nähden. Sen jälkeen tarjouksia vertaillaan keskenään kohdan ”Tarjousten vertailu” mukaisesti.
d) Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen
e) Hankintasopimusten solmiminen (liitteen x mukaisesti)

Tarjoajien kelpoisuusehdot tarkistetaan ennen tarjousten vertailua.
Ilmoitetaan, että mikäli tarjoajaa koskevat edellytykset eivät täyty, tai mikäli tarjoaja ei liitä tarjoukseensa tarjouspyynnössä edellytettyjä asiakirjoja ja selvityksiä, tai mikäli tarjoajaa koskee jokin hankintalainsäännösten mukainen hylkäys- eli poissulkemisperuste, tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta ennen tarjousten vertailua.

8. Tarjousten vertailu

Ei-julkisissa hankinnoissa tilaaja voi määritellä tarjousten vertailuperusteet haluamallaan tavalla.

Julkisten hankintojen vertailuperusteet tulee laatia julkisia hankintoja koskevan lain mukaisesti.

Lue lisää

9. Sopimus

Ilmiastaan, että liitteinä esitetyt sopimusehdot ovat tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia ja niihin ei ole sallittua tehdä mitään muutoksia. Tarjouksessa ei saa viitata eikä tarjouksen liitteeksi saa sisällyttää tarjoajan omia sopimusehtoja.

10. Erimielisyydet ja tarjousasiakirjojen pätevyysjärjestys

Määrittely esimerkiksi seuraavasti:

Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella.

Tarjouspyyntöasiakirjat täydentävät toisiaan siten, että yhdessäkin asiakirjassa annettu määräys on pätevä, vaikka se puuttuisi muista asiakirjoista.

Mikäli asiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, ilmoitetaan, mitä pätevyysjärjestystä noudatetaan, esimerkiksi:

1. Tarjouspyyntö liitteineen
2. Palvelusopimusmalli liitteineen
3. Tarjous
4. Muut asiakirjat sopimuksessa mainitussa järjestyksessä

11. Laskutus

Määritellään
- laskutusväli (esimerkiksi kuukausittain)
- laskuissa vaadittavat erittelyt (esimerkiksi kustannuspaikat), mahdollisuus niiden muutoksiin sopimuskauden aikana. Voidaan myös määritellä, että tarkemmista laskutuskäytänteistä sovitaan sopimusneuvottelujen yhteydessä.
- lisätöiden laskutus (esimerkiksi erikseen kuukausittain), sekä vaatimukset, mitä tietoja laskussa tulee näkyä, esimerkiksi kohde / rakennusnumero, tehdyt lisätyöt, tuntimäärät sekä tilaaja.
- miten tarjoushinnat annetaan: arvonlisäverottomina, arvonlisäverollisina tai sekä että arvonlisäverottomina
- minkä ajan tarjoushintojen tulee pysyä muuttumattomina (esimerkiksi vähintään x kuukautta x.x.20xx alkavan sopimuskauden alusta lukien)
- ensimmäinen mahdollinen hinnantarkastusajankohta

Jos edellytetään kiinteää hintaa koko sopimuskauden, se on mainittava tarjouspyynnössä.
Hinnantarkistuksen perusteet suositellaan esitettäväksi tarjouspyynnössä.
Hinnankorotus voidaan sitoa esim. palkankorotuksiin (korotus voi olla esim. 80 % palkankorotuksesta), kiinteistön ylläpidon kustannusindeksiin tai palvelujen tuottajahintaindeksiin.
Ensimmäiseksi mahdolliseksi hinnankorotusajaksi suositellaan tehtäväksi ajankohtaan, mihin palkankorotukset ajoittuvat. Ensimmäisen (kiinteähintaisen) kauden pituus voi vaihdella riippuen sopimuksen aloitusajasta.

12. Maksuehto

Määritellään

• maksuehto, esimerkiksi xx pv netto
• millä perusteella viivästyskorko määritellään (esimerkiksi korkolain 4§ 1. momentti)

On huomioitava, että maksuehto vaikuttaa tarjoushintaan.

13. Tarjouksen jättömenettely ja voimassaolo

Määritellään, miten tarjous tulee toimittaa, esimerkiksi
- kirjallisena ja/tai sähköisenä kappaleena (muistitikku tai CD-levy, jossa tarjouksen antajan nimi).
- allekirjoitettu tarjous ja/tai sen jäljennös sekä sähköinen materiaali suljetussa kirjekuoressa, viimeistään xx.xx.xxxx klo 12.00 mennessä osoitteeseen: xxx

Määritellään, mikä on pätevyysjärjestys, jos paperilla oleva allekirjoitettu tarjous on ristiriidassa muun aineiston kanssa.

Määritellään, tarvitaan tarjouksen kirjekuoreen erityistä merkintää:esimerkiksi tilapalveluiden tarjoukset ”xxxx” ja tarjouksien antajien nimet.

Ilmoitetaan, jos määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.

Määritellään, mihin saakka tarjouksen tulee olla sitovana voimassa, esimerkiksi kunnes sopimus on allekirjoitettu, kuitenkin vähintään xx,xxxx saakka.

Tarjouksessa tulee mainita tarjouksesta vastaavan henkilön yhteystiedot ja tämän varahenkilön puhelimen ja matkapuhelimen numero sekä sähköpostiosoite.

Tieto kenelle ja miten hankintapäätös ilmoitetaan.

14. Päiväys ja allekirjoitukset

Liitteet:

Luetellaan kaikki tarjouspyynnön liitteet. Mikäli hankintaan sovelletaan yleisiä sopimusehtoja, luetellaan myös ne.

1. Hankinnan kohteen kuvaus
2. Kelpoisuus- ja soveltuvuusehdot, tarjouslomake (palautetaan täytettynä tarjouksen yhteydessä)
3. Hinnat, tarjouslomake (palautetaan täytettynä tarjouksen yhteydessä)
4. Sopimusmalli
5. Tarkistuslista ja kansilehti

Siivouskustannuksiin voi vaikuttaa

Siivouskustannuksiin voit vaikuttaa itsekin helpottamalla siivousta.
Lue, miten kiinteistön omistaja ja tilojen käyttäjä voivat vaikuttaasiivouskustannuksiin.