Jalostettu data siivoojan apuna

Datan avulla on mahdollisuus parantaa työntekijän ja loppukäyttäjän viihtyvyyttä, asiakkaan sitoutumista ja rakennusten resurssiviisautta. Futuristi ja keynote-puhuja Tomi Teikko on työskennellyt puhtausalan digitaalisuuden parissa viitisen vuotta. Hän on pitkän it-uransa aikana muun muassa kehittänyt Emphatic building -älyratkaisun rakennuksen digitalisoimiseen.
Emphatic buildingin tavoitteena on luoda työympäristöstä käyttäjäystävällisempi ja parantaa työntekijäkokemusta. Sovelluksen ominaisuudet palvelevat myös rakennuksen puhtauspalvelujen tuottajaa.
– Siivoojan työstä on tullut mielekkäämpää, kun siivoustyö tehdään vain niissä tiloissa, mitkä ovat siivouksen tarpeessa, Teikko sanoo.

Kun Teikko aloitti puhtauspalvelujen parissa, hänellä ei ollut juurikaan käsitystä alasta.
– Ymmärsin kuitenkin ensimmäisen kuukauden aikana, kuinka kiinnostavasta alasta oli kyse ja minkälainen potentiaali alalla on kehittyä digitaalisesti.

Digitaalisen kopion avulla arjen dataa

Teikko kertoo, että Emphatic buildingissä digitointi on viety täysin uudelle tasolle. Rakennuksesta luodaan digitaalinen kopio, jonka avulla voi tarkastella muun muassa rakennuksen vapaita tiloja, työpöytiä ja sisäilman laatua. Sovellus laskee myös tilojen käyttöasteen ja näyttää huollon tai siivouksen tarpeessa olevat tilat.
– Rakennuksen digitaalisen kopion avulla arjen dataa kerätään reaaliajassa. Datan avulla on mahdollista seurata esimerkiksi, mitkä paikat kannattaa siivota.
Emphatic buildingin ominaisuuksia pilotoitiin Telian pääkonttorissa Helsingissä yhteistyössä Lassila-Tikanojan kanssa.

– Loppukäyttäjän näkymän lisäksi sovelluksesta saa siivoojan näkymän. Sen avulla on mahdollista raportoida muun muassa, kuinka paljon siivoamiseen käytetään aikaa. Tiedon kerääminen voidaan myös automatisoida; silloin siivousvaunuun asennetaan paikannin ja tabletti.
Työpisteitä mitataan infrapunan avulla. Anturi asennetaan työpöydän alle; se tunnistaa ihmisen, mutta ei esineitä.

– Mitä “punaisempi” työpöytä kartan näkymässä on, sitä enemmän sen ääressä on vietetty aikaa. Kaikista tiloista ja huoneista saadaan reaaliaikaista dataa siitä, kuinka paljon missäkin tilassa on käytetty aikaa ja kuinka paljon siellä on ollut käyttäjiä.
Reaaliaikaisen kartan avulla valita loppukäyttäjä voi valita vapaan työpisteen, kun saapuu toimistolle.
– Loppukäyttäjä voi valita työpisteensä myös lämpötilan perusteella.

Varhaiset omaksujat mukana

Teikko kertoo, että pilotoinnin tulokset ovat olleet hyvät.
– Työstä tulee mielekkäämpää, kun tiloja, joita ei ole käytetty, ei tarvitse siivota.
Siivoojat ovat olleet tyytyväisempiä, sillä työaika on voitu käyttää siihen, mikä on merkityksellistä eli niihin tiloihin, jotka ovat siivouksen tarpeessa.
Kun työntekijä on tyytyväisempi, on yleensä myös asiakas tyytyväisempi. Teikko sanoo, että jalostetun datan avulla voidaan myös sitouttaa asiakas.
– Data on uusi öljy, on joku viisas sanonut. Se on arvokasta vasta jalostamisen jälkeen, ja samaa pätee dataan. Jalostettu data on loppuasiakkaalle niin arvokasta, että palveluntuottajan vaihtaminen vaikeutuu.

Datan keräämiseen liittyy paljon myös velvoitteita. Emphatic Buildingissa tietoa kerätään täysin anonyymisti, eli ketään ei seurata henkilökohtaisesti.
– Kun datan keräämiseen saadaan lupa, niin palveluntuottajaa ei vaihdeta noin vain, sillä prosessi vaatii monenlaisia sopimuksia, joiden työstämiseen voi mennä kuukausia. Datan avulla ostajan ja palveluntuottajan yhteistyö syvenee.
Teikko sanoo, että ostajat eivät ole vielä kovin tietoisia tällaisista ratkaisuista.
– Tällä hetkellä yritykset, jotka ottavat datan mukaan palveluliiketoimintaan, ovat varhaisia omaksujia.

Elämä helpommaksi

Teikko ajattelee, että digitalisaation pitää helpottaa ihmisten elämää ja tehostaa toimintaa, ei vaikeuttaa tai hidastaa.
– Lähtökohtaisesti kaikkien sovellusten pitäisi olla niin helppokäyttöisiä, että niitä osaisi käyttää kuka tahansa, Teikko sanoo.

– 2000-luvun alkupuolen kehitysloikan jälkeen digitaalisuus on kääntynyt osittain itseään vastaan. Tänä päivänä digitaalisuus voi tarkoittaa sitä, että yhtä tekemistä raportoidaan moneen paikkaan.
Lisäksi sovellusten kehitystyössä on saattanut unohtua täysin loppukäyttäjä.
– Kutsun sitä loppukäyttäjän demokratiaksi, että jokainen voi äänestää jaloillaan, jos kohtaa huonon käyttökokemuksen. Itse suljen sovelluksen ja lopetan käytön, jos en osaa käyttää sitä ilman manuaalia.

Teikko kertoo ajatelleensa alkuun, että digitalisoituminen puhtausalalla tapahtuu todella hitaasti, mutta hänen ajatuksensa ovat muuttuneet.
– Jalostettua dataa käytetään alalla jo nyt todella monipuolisesti.

Tarpeen mukaista siivousta

L&T:n kehitysjohtaja Jaakko Sarpo kertoo, että Emphatic buildingin pilotointi Telian pääkonttorilla onnistui hyvin.
– Kokemus on ollut äärimmäisen positiivinen. Haltianin kanssa yhteistyö on ollut helppoa ja mukavaa ja olemme löytäneet yhteisen tekemisen tavan.

Sarpo sanoo, että palvelun kehittäminen on lähtenyt suoraan asiakastarpeesta.
– Alalla on puhuttu vuosikausia tarpeen mukaisesta siivoamisesta tai huoltamisesta. Tämä on konkreettinen keino päästä asiassa eteenpäin ja hyödyntää olemassa olevaa teknologiaa.
Sarpo on ollut mukana Telian projektissa L&T:n edustajana alusta alkaen, ensin yhteistyön käynnistäjä Haltianin kanssa ja viimeisen puolen vuoden ajan projektipäällikkönä.

– Siivouksen näkökulmasta kokonaisuus toimii siten, että meidän työntekijät eli siivoojat käyttävät Emphatic buildingin siivoojanäkymää tabletilta, joka on kiinnitetty siivousvaunuun.
Siivoojanäkymän avulla siivooja tekee päätökset siitä miten siivoamiseen käytetty aika kohdennetaan.
– Lisäksi siivoojanäkymässä voi tarkastella myös työpisteiden ja neuvottelutilojen statuksen, kävijämäärän ja paperinkulutuksen wc-tiloissa ja jäteastioiden täyttöasteen. Astiat tyhjennetään ja annostelijat täytetään silloin, kun siihen on todellinen tarve.

Konkreettista hyötyä

Sarpo kertoo, että myös siivoojat ovat olleet tyytyväisiä.
– Useimmat ovat kokeneet positiiviseksi sen, että omaan työhön pystyy vaikuttamaan paljonkin digitaalisten työvälineiden avulla.
Siivooja näkee tabletilta yhdellä silmäyksellä alueen eli esimerkiksi yhden kerroksen livenä.
– Digitaalisessa pohjakuvassa värikoodit kertovat, mitkä tilat ovat vapaana, mitkä varattuina ja mitkä ovat olleet käytössä edellisen siivouskerran jälkeen. Käytännössä siivooja käynnistää siivouksen painamalla tabletilla starttia, kun aloittaa ja stoppia kun lopettaa, eli käyttäminen on yksinkertaista ja se on koettu helpoksi.
– Lisäksi saamme dataa siitä, miten kauan asiakaskohteen siivoamiseen todellisuudessa menee.
L&T:n tavoitteena on tarjota asiakkaille palveluita, jotka hyödyntävät dataa ja digitalisaatiota.

– Olemme löytäneet täysin uudenlaisen palvelutuotteen, joka konkreettisesti toimii.
Konkreettinen hyöty on syntynyt tähän mennessä laadun parantumisena.
– Kun siivotaan kalenterinäkymän mukaan, jokainen tila saa saman verran huomiota. Emphatic buildingissa suora hyöty tulee siitä, että puhtaan tilan osalta säästynyt aika käytetään siellä, missä on likaisinta.

Sarpo sanoo, että tarkoitus ei ole säästää kuluja vaan parantaa laatua.
– Emme ole vielä siinä pisteessä, mutta tietysti jos huomaamme, että työaikaa alkaa säästymään, niin se näkyy tietysti myös asiakkaan laskussa. Olemme täysin läpinäkyviä ja avoimia sen suhteen.
L&T:lla on palvelun piirissä tällä hetkellä kymmenen asiakasta ja elo-syyskuussa aloittaa seuraavat kymmenen.
– Myös asiakkaamme arvostavat sitä todella paljon, että teemme tarpeen mukaan emmekä sen mukaan, mitä listassa lukee. Tekeminen on aidosti muuttunut ja tarpeenmukaisuus toteutuu konkreettisesti.

Henkilökunta diginäkymässä

Sarpo on työskennellyt L&T:llä viisi vuotta.
– Sitä ennen toimin liikkeenjohdon konsulttitehtävissä kymmenen vuotta. Puhtausalan uusien palvelujen kehittämisessä pystyn hyödyntämään osaamistani palvelubisneksen osalta muilta aloilta, Sarpo kertoo.

– Telia on vienyt rakennuksen digitaalisen kopion hyödyntämisen niin pitkälle, että henkilökunta voi paikantaa itsensä diginäkymään. Yhteisöllisyys kasvaa, kun näkymästä pääsee katsomaan, ketkä kollegoista ovat toimistolla läsnä.
– Nyt kun palaillaan toimistoihin töihin, niin tämä järjestelmä on todella hyvä seuraamaan, mitkä tilat ovat käytössä ja miten niitä käytetään. Tästä saa äärimmäisen hyvää dataa sitä silmällä pitäen, millainen toimiston pitäisi olla tulevaisuudessa, jotta se palvelisi käyttäjiä parhaalla mahdollisella tavalla, Sarpo päättää.