Työ näkyväksi mitoituksen avulla

Siivouspalveluesimies Tuula Kivimäki kertoo, että siivouspalveluilla on ollut mitoitus ja laadunseuranta käytössä jo pitkään.
–Tänä vuonna palvelua laajennettiin toiminnanohjausjärjestelmään ja siihen liittyvään applikaatioon, jotka toimivat mitoituksesta saadun tiedon perusteella.

Kivimäki kertoo, että mitoituksen, toiminnanohjauksen ja laadunseurannan avulla saadaan tasapuolinen ja tasalaatuinen arki. Toiminnanohjausjärjestelmä on uudistuksen myötä myös työntekijöiden käytössä, mikä mahdollistaa siivottavien tilojen reaaliaikaisen kuittauksen. Laitoshuoltajat käyttävät järjestelmää mobiiliapplikaation avulla.

Tervetullut uudistus

Eija Tarkiainen on pitänyt uudistusta hyvänä. Hän työskentelee Keuruulla Kivelän koulussa laitoshuoltajana ja vastaa sen siivouksesta.
– Koulun jokainen tila on merkitty mobiiliapplikaatioon. Kuittaan päivittäin jokaisen työtehtävän tehdyksi Atopin mobiiliapplikaatioon. Ohjelma on helppo ja kätevä, sekä kulkee koko ajan mukana. Sen avulla voin myös viestitellä esihenkilöni Tuulan kanssa ja kuitatut työt siirtyvät siirtyvät ohjelman kautta esihenkilölle.

Tarkiainen on tyytyväinen, että poissaolojen aikana sijainen näkee selvästi, mitkä työt on vaikkapa eilen tehty ja mitkä työt tänään tehtävänä.
– Tässä kohteessa minulla ei ole työparia, joten applikaatio toimii tiedon välittäjänä. Sijainen on ajan tasalla ohjelman tietojen avulla.

Kivimäki kertoo, että uuden työkohteen osalta mitoituksen avulla luodaan myös työohjeet.
 Teemme palvelukuvauksen mitoituksen mukaan, ja työohjeet siirtyvät suoraan mobiiliapplikaatioon. Näin myös uuden työntekijän on helppo tukeutua ohjeistukseen.

Tarkiainen mainitsee, että applikaation avulla työ tulee näkyväksi.
– Lisäksi jaksottaisista töistä tulee muistutukset, eli harvoin tapahtuvia siivouksia ei tarvitse säilöä omassa muistissa. Mielestäni se on tuonut myös työn arvostusta, että saamme digitaalisia työkaluja käyttöömme. Työntekijän näkökulmasta applikaatio on todella helppokäyttöinen eikä se vie ylimääräistä työaikaa.

Selkeät ohjeistukset, myös sijaiselle

Kivimäki lisää, että työn tekeminen helpottuu, kun ohjeistukset ovat selkeät. Lisäksi data tehdystä työstä siirtyy asiakkaalle.
– Mielestäni myös läpinäkyvyys asiakkaan suuntaan on kasvanut. Kaikki asiakkaalle luotavat raportit perustuvat dataan, jota saan siivoojilta applikaation kautta.

Tarkiainen kertoo, että on tullut alalle aikuisiällä.
– Olen alanvaihtaja, tein aikaisemmin töitä henkilöstöhallinnan parissa. Lapseni ovat aina sanoneet minulle, että olen himosiivooja ja oikeassa ovatkin, nautin työstäni todella paljon, sanoo Tarkiainen nauraen.

Työntutkimukseen pohjautuen

Atop-Tieto Oy:ssä on tehty jo 36 vuotta työtä puhtauden työntutkimuksen ja ohjelmistojen parissa. Mitoitukseen käytettävän datan pitää olla luotettavaa, avointa ja läpinäkyvää, sanoo Atop-Tieto Oy:n toimitusjohtaja Tytti Immonen.

– Itse olen ollut liki 30 vuotta talossa, joten olen ollut kehityksessä mukana jo 1990-luvulla. Me olemme liputtaneet avoimen mitoittamisen puolesta jo parikymmentä vuotta, Immonen kertoo.

Atopissa kehitettiin 80-luvulla kokonaisstandardijärjestelmä, jonka avulla työhön tarvittavan työvoiman määrä mitoitettiin.
– 90-luvulla lähdimme kehittämään ohjelmistoa myös kiinteistönhoitoon eli lisäsimme perinteisen talomiehen työt valikoimaamme. 2000-luvun alussa totesimme, että kokonaisstandardit, jotka oli luotu 80-luvulla, eivät soveltuneet enää käyttöömme. Työ uudistui monelta osin, eikä 80-luvun menetelmät enää päteneet. Purimme silloin sekä kiinteistönhoidon että puhtauspalvelun ohjelmistot avoimiksi ja läpinäkyviksi laskentaohjelmiksi.

Vuonna 2009 mukaan tulivat myös ruokapalvelut.
– Toive tuli tuolloin asiakkaiden suunnalta. Myös ruuan valmistuksen osalta toivottiin tietopankkia jakelu-, palvelu- ja valmistuskeittiöihin. Mitoitukseen vaikuttaa todella monet tekijät, muun muassa valmistusmäärät ja tuotantotapa.

Valmistuskeittiöissä laskennan pohjana on ruokalista. Lisäksi aikatietoja löytyy esimerkiksi astiahuoltoon, linjastotöihin tai jakelukeittiöissä tapahtuville ruokien kuumennuksille. Atop-Tiedossa on vuodesta 2004 lähtien tuotettu aktiivisesti työaikatutkimuksia toimialojen tarpeisiin.

– Laadimme uusia tutkimuksia vuosittain ohjelmistojemme tietopankkeihin, joissa uusin tieto on näin aina asiakkaidemme saatavilla ja hyödynnettävissä. Tutkimustieto antaa pohjan myös kaikille tarjoamillemme mitoittamisen asiantuntijapalveluille. Mitoituksia ja työntutkimuksia teemme myös suoraan asiakkaidemme tarpeisiin, erillisen toimeksiannon ja tarvemäärittelyn pohjalta.

– Tietopankin avulla asiakkaamme voivat luotettavasti laskea dataa hyödyntäen työn mitoituksen niillä välineillä ja menetelmillä, mitä kohteessa käytetään.

Luotettava mitoitus on kehittämisen peruspilari

Immonen on huolestunut siitä, että mitoitusta tehdään edelleen 90-luvun tutkimuksiin perustuen.
– Kokonaisstandardit kätkevät sisälle vanhentuneita menetelmiä, esimerkiksi märkäpyyhintöjä ja käytöstä poistuneita välineitä ja koneita. Kokonaisstandardilaskennan työohjeessa lukee "Pyyhitään", mutta se ei paljasta sitä että aika on laskettu märkäpyyhinnällä. Työohjeessa lukee "Lattian pesu", mutta se ei kerro, että laskenta on tehty käyttäen konetta, joka ei ole kohteessa käytössä. Lisäksi kalustemääriin ei voi vaikuttaa. Ne ovat muuttuneet 90-luvun jälkeen merkittävästi.

Immonen sanoo, että luotettava mitoitus on kehittämisen peruspilari.
– Jos mitoitus tehdään vanhentuneita kokonaisstandardeja käyttäen, tulos ei ole luotettava ja sen käyttäminen johtaa merkittäviin yli- ja alimitoituksiin. Peräänkuulutankin myös mitoitustyön ostajia varmistamaan, että tieto, jonka perusteella mitoitus tehdään, on ajan tasalla. Mitoittaminen on kehittämisen tärkeä perusta ja sen pitää olla läpinäkyvää ja luotettavaa, Immonen päättää.