YAMK-opinnäytetyössä selvitettiin talouden seurannan ja raportoinnin digitalisointia

Sähköistä taloushallintoa on käytetty yrityksissä jo yli 25 vuotta, ja nykyisin on siirrytty digitaaliseen ja älykkääseen taloushallintoon. Yrityksissä keskitytään kuitenkin usein enemmän operatiiviseen toimintaan kuin digitaalisen taloushallinnon kehittämiseen.

Digitaalinen siirtymä mahdollistaa data-analyysien teon helpommin ja tehokkaammin. Samalla olemassa oleva tieto voidaan saattaa mahdollisimman helposti hyödynnettävään ja ymmärrettävään muotoon. Automatisoinnilla raportointi tulee reaaliaikaiseksi ja data visuaaliseksi, jolloin yritykset voivat analysoida ja käyttää dataa helpommin päätöksenteon tukena. BI-järjestelmä hyödyttää, sillä se kerää datan ja halutut tunnusluvut useasta eri lähteestä yhteen paikkaan.

Lisää syvyyttä raportointiin

Sastamalan Ruoka- ja Puhtauspalvelut Oy:ssä talousraportoinnin suurimpina ongelmina oli raportoinnin vaatima käsityö sekä liian yleinen raportointitaso, minkä vuoksi tietoa ei voitu käyttää tehokkaasti päätöksenteon tukena. Esimerkiksi puhtauspalvelutuotannossa kohdekohtaisen kannattavuusseurannan ongelmana oli kohdekohtaisten kustannuspaikkojen puute. Kustannuspaikat olivat asiakaskohtaisella ylätasolla, jolloin yksittäisten kohteiden tilanteita ei kyetty tarkastelemaan erikseen. Haasteeseen tartuttiin YAMK-opinnäytetyössä, jossa kehitettiin yrityksen sisäisen talouden seurannan ja raportoinnin digitalisointia.

Työn tavoitteeksi asetettiin raportoinnin vaatiman käsityön minimointi ja raportoinnin syvyyden lisääminen. Työkaluna tähän työhön lisättiin BI-järjestelmän käyttöönotto. Tehdyissä vertailuissa päädyttiin Microsoftin Power BI -ohjelmistoon.

Hankkeen alussa haastateltiin työpajoissa yrityksen taloudellisen raportoinnin vastuuhenkilöt ja päätettiin tulevaisuuden halutut raportointitasot.

Visuaalinen tieto kerää positiivista palautetta

Talousraportoinnin siirto uuteen ohjelmistoon oli haastavaa, sillä tietomuotoinen data puuttui. Se piti ensin luoda, minkä jälkeen data siirrettiin ohjelmistoon. Käyttöönotto aloitettiin tutustumalla järjestelmään, minkä jälkeen sisäinen talousraportointi siirrettiin järjestelmään. Lopuksi tulevat käyttäjät perehdytettiin järjestelmän käyttöön.

Tutkimuksen tuloksena yrityksen taloushallinto saatettiin digitaaliseen muotoon ja tiedolla johtaminen helpottui. Tutkimuksen tuloksia selittää parhaiten raportin tarkastelu ennen muutosta ja muutoksen jälkeen. Raportissa seurataan siivousvälineiden ja -aineiden ostoja euromääräisesti. Kuvat 1 ja 2 näyttävät Power BI ja Excel-raportoinnin eroavaisuuden.

Power BI on saanut positiivisen vastaanoton käyttöaktiivisuuden tasosta riippumatta. Eniten positiivista palautetta on tullut tiedon visualisoinnista ja siitä, että kokonaisuudet on näin helpompi ymmärtää. Yrityksessä ollaan myös tyytyväisiä siihen, että tietoihin pääsee nyt syvemmälle. Sen vuoksi konkreettisten muutosten tekeminen on nyt helpompaa ja samalla voi nähdä muutoksen ja sen vaikutuksen yrityksen talouteen.

Ohjelmisto auttaa, ihminen tekee työn

Puhtauspalveluissa suurin kehitysaskel on otettu koneiden ja laitteiden huoltokustannusten ja -kannattavuuden analysoinnissa, jonka tämänhetkinen taso näkyy kuvissa 3–4. Kaikki tämä data saavutetaan kahdella hiiren painalluksella. Kuvassa 3 nähdään yhdistelmäkoneiden huollon aiheuttavan eniten kustannuksia ja kuva 4 kertoo yksittäisen laitteen huoltokustannukset, jotka pahimmassa tapauksessa ovat ylittäneet jo koneen hankintahinnan.

Ohjelmiston käyttöönoton lopulliset hyödyt näkyvät vasta parin vuoden päästä. On muistettava, ettei ohjelma tee toimenpiteitä ihmisten puolesta. Lopullinen työ on tehtävä ihmisten toimesta. Ohjelmisto kuitenkin helpottaa, jotta asioiden välisiä yhteyksiä on mahdollista selvittää.

Opinnäytetyön tekijä Viivi Vartia-Koivisto toimii puhtauspalvelujen suunnittelijana Servi Oy:ssä.Tutustu Viivi Vartia-Koivisto opinnäytetyöhön Theseuksessa.

Lähteitä:

• Iivonen, H. 2021. Taloushallinnon automaatiot- pitävätkö lupaukset, helpottuuko arki? Tilisanomat. https://tilisanomat.fi/kolumnit/kumppanikolumni/taloushallinnon-automaatiot-pitavatko-lupaukset-helpottuuko-arki
• Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto – Automaation aika. Alma Talent Oy.
• Nelli, F. 2018. Python Data Analytics. https://doi.org/10.1007/978-1-4842-3913- 1_1
• Sharda, R., Delen, D. & Turban, E. 2018. Business intelligence: a managerial approach. Pearson Education Limited. Harlow.
• Varanka, P., Mäkikangas, P., Hyypiä, M., Jalonen, S. & Samppala, A. 2017. Digitalous. Opas sähköisen taloushallinnon käyttöönottajille. Turun ammattikorkeakoulun oppimateriaaleja 105. Turun ammattikorkeakoulu. https://julkaisut.turkuamk.fi/isbn9789522166128.pdf

---------------------

Haluatko lukea lisää?

Artikkeli on julkaistu Puhtausala-lehdessä 4/2023. Pääset lukemaan lisää mielenkiintoisia artikkeleita tilaamalla Puhtausala-lehden kotiisi tai työpaikalle näin: 

1. Liity Puhtausala ry:n jäseneksi.
2. Tilaa lehti ilman jäsenyyttä. 
3. Osta digitaalinen näköislehti verkkokaupastamme.​​​​