SSTL Puhtausala Ry
Etusivu » Kelpoisuusehdot

Kelpoisuusehdot / soveltuvuusehdot

Tarjouslomake, palautetaan täytettynä

Siivouspalvelua hankittaessa palvelun ostajan oikeus on määritellä ostetun palvelun sisältö ja esittää vaatimuksia palvelulle. Tämä ohjeisto perustuu siihen, että suuri osa palvelun tuottamisen vaatimuksista voidaan esittää kelpoisuus-/ soveltuvuusehtoina.

Koska ohjeiston yhtenä tavoitteena on myös helpottaa ja nopeuttaa tarjousten käsittelyä, tarjoajan tulee vastata kelpoisuusehtoihin joko kyllä tai ei. Palvelun tilaaja voi valita alla esityistä kelpoisuus-/soveltuvuusehdoista kukunkin kilpailutukseen soveltuvat kohdat kuitenkin niin, että työryhmä suosittelee ehtojen 1-7 sisällyttämistä kaikkiin kilpailutuksiin kelpoisuusehtoina.

Ei-julkisissa hankinnoissa tilaajaa koskee vain tilaajavastuulakiin liittyvien kelpoisuusehtojen käyttäminen.

Jos tätä ohjetta käytetään, tarjouspyyntöasiakirjassa tulee mainita seuraavaa:

• Vaatimusten kaikkiin kohtiin on täyttyäkseen vastattava "Kyllä" (rastita). Vastausten tulee olla ehdottomia.
• Mikäli tarjoajaa koskevat edellytykset eivät täyty tai mikäli tarjoaja ei liitä tarjoukseensa tässä liitteessä edellytettyjä asiakirjoja ja selvityksiä, tilaajalla on oikeus hylätä tarjoaja.
• Kohdat 13 -26 voidaan osoittaa myös voimassa olevalla ulkopuolisen tahon todentamalla laatusertifikaatilla.
• Tarjouskilpailun voittajalta tullaan tarkistamaan kaikki tässä lomakkeessa esitetyt kelpoisuuteen liittyvät asiakirjat. Jos asiakirjojen tarkistuksessa tällöin todetaan, että tarjoaja on antanut virheellistä tietoa ja kelpoisuusehdot eivät täyty,  valitaan tarjouskilpailun voittajaksi seuraavaksi tullut tarjoaja.
• Tilaaja varaa oikeuden tarkistaa asiakirjat kaikilta tarjoajilta myös menettelyn kestäessä.
• Tässä lomakkeessa käytettyjen käsitteiden määritelmät:
Tarjoaja = organisaatio, joka antaa tarjouksen palveluista
Tilaaja = organisaatio, jolle tarjous osoitetaan
Asiakas = asiakasorganisaatio, jonka tiloissa palvelu tuotetaan.
-----
Tätä tarjouslomaketta käytetään avoimessa menettelyssä. Vaaditut asiakirjat ovat esimerkkejä niistä asiakirjoista, joita tarjoajalta voidaan edellyttää esitettäväksi.

Tässä liitteessä voidaan esittää myös tarjoajaa koskevia vähimmäisvaatimuksia esim.  referenssien lukumäärä. Tarjoajalta vaadittavat selvitykset ja tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset tulee suhteuttaa hankinnan kohteeseen – kokoon ja laajuuteen. Mikäli hankintayksikkö on asettanut tarjoajia koskevia vähimmäisvaatimuksia, tulee hankintayksikön sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle sellaiset tarjoajat, jotka eivät täytä asetettuja vähimmäisvaatimuksia.

EU-hankinnoissa tarjoajia koskevat vaatimukset ja tarjoajilta vaadittavat selvitykset tulee ilmoittaa jo hankintailmoituksessa, joten tässä lomakkeessa voidaan esittää vain sellaisia vaatimuksia ja vaatia esitettäväksi ainoastaan sellaisia selvityksiä, jotka on ilmoitettu myös hankintaa koskevassa hankintailmoituksessa.

Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajia täydentämään tai täsmentämään selvityksiä ja muita asiakirjoja, mikäli ne ovat puutteellisia tai epäselviä.
 

1. Tarjoajaa ei saa koskea hankintalain 53 tai 54 §:ssä tarkoitettu poissulkemisperuste. Tarjoajan on toimitettava kirjallinen vakuutus siitä, ettei sitä, sen johtohenkilöä tai sen edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ole rikosrekisteristä ilmenevällä tavalla lainvoimaisella tuomiolla tuomittu hankintalain 53 §:ssä tarkoitetuista rikoksista. (Mainitaan myös sopimuksessa, hankintalaki § 53, §54)

□ Kyllä
□ Ei

 

 

2. Taloudelliset edellytykset
Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät.

a) Tarjoajan talouden kantokyvyn tulee olla riittävä. Riittäväksi talouden kantokyvyksi voidaan määritellä esimerkiksi se, että edellisen 12 kuukauden pituisen tilikauden liikevaihto on vähintään kaksi (2) kertaa tarjouksen mukaisen siivouspalvelun kuukausihinnan perusteella laskettava palvelun vuosihinta (kuukausihinta x 12).
Mikäli kyseessä on vastaperustettu yhtiö, tarjoajan tulee antaa perusteltu selvitys liikevaihtoennusteesta seuraaville kahdelle vuodelle (24 kk). Liikevaihtoennusteen tulee olla vähintään kaksi (2) kertaa tarjouksen mukaisen siivouspalvelun kuukausihinnan perusteella laskettava palvelun vuosihinta (kuukausihinta x 12). Tähän arvoon ei saa lisätä tästä hankinnasta mahdollisesti saatavaa liikevaihtoa.

b) Vaatimus tarjoajan taloudellisesta tilanteesta voidaan määritellä, esimerkiksi sen  tulee olla sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa -luokituksessa on vähintään A+ (tyydyttävä+) taikka tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen perusteella on vastaavaa tasoa. Tarjoajat, joiden luokitus Rating Alfa -luokituksessa on C taikka joiden taloudellisen tilanteen arvioidaan vastaavan em. luokitusta, suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjoajat, joiden luokitus Rating Alfa -luokituksessa on A tai B taikka joiden taloudellisen tilanteen arvioidaan vastaavan em. tasoa, voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjoaja ei kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt taloudellisen tilanteensa parantamiseksi.

□ Kyllä
□ Ei

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Rekisteröinnit
Tarjoajalla on elinkeinotoiminnan harjoittamisoikeus, tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin, ennakkoperintä-rekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Ulkomaiset asiakirjat tulee olla käännettynä suomeksi. Käännös tulee olla tehty auktorisoidun kääntäjän toimesta.
Myös sopimukseen.

□ Kyllä
□ Ei

 

 

 

4. Verojen ja maksujen suorittaminen
Tarjoaja on suorittanut sijaintimaansa verot, sosiaaliturvamaksut ja eläkemaksut ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Ulkomaiset asiakirjat tulee olla käännettynä suomeksi. Käännös tulee olla tehty auktorisoidun kääntäjän toimesta.
Myös sopimukseen

□ Kyllä
□ Ei

 

 

5. Vastuuvakuutus
Tarjoajalla on voimassa oleva toiminnan vastuuvakuutus ja tarjoaja on huolehtinut vakuutusmaksujen maksamisesta. Ulkomaiset asiakirjat tulee olla käännettynä suomeksi. Käännös tulee olla tehty auktorisoidun kääntäjän toimesta.
Myös sopimukseen

□ Kyllä
□ Ei

 

6. Lakien noudattaminen
Tarjoaja noudattaa Suomen verotusta, ympäristönsuojelua, työsuojelua, työoloja ja työehtoja koskevia lakisääteisiä velvoitteita.
Myös sopimukseen

□ Kyllä
□ Ei

7. Työehtojen noudattaminen
Tarjoaja noudattaa alan yleissitovia työehtosopimuksia.

Luettelo noudatettavista työehtosopimuksista liitteeksi.
Myös sopimukseen

□ Kyllä
□ Ei

Liite nro_

 

8. Referenssit
Tarjoajalla on viimeisten (3) kolmen vuoden ajalta vähintään kolme (3) referenssiä vastaavan toimialan  ja pinta-alaltaan vastaavan kokoluokan siivouspalvelun tuottamisesta.

Selvitykset referensseistä liitteeksi. Pyydettäessä on annettava tieto asiakkaan yhteyshenkilöstä, jolta referenssin voi tarkistaa.
Myös sopimukseen.
 

□ Kyllä
□ Ei

 

Liite nro_

9. Henkilöstöresurssit ja varahenkilöjärjestelmä
Tarjoajalla on riittävät henkilöstöresurssit ja dokumentoitu varahenkilöjärjestelmä, joilla varmistutaan siitä, että asiakkaalle tuotettavat palvelut eivät keskeydy missään olosuhteissa.

Liitteet:
Resurssiselvityksestä tulee ilmetä myös se, miten palveluiden saanti turvataan häiriö- ja muutostilanteissa, varajärjestelmät palveluntuottajan toiminnassa tapahtuvien häiriöiden osalta.

Ilmoitettava, miten hoidetaan arkipyhäpäiville osuva palvelutuotanto ja miten niistä tiedotetaan.

□ Kyllä
□ Ei

 

Liite nro__

 

 

 

10. Siivoojien ja heidän sijaistensa kelpoisuusehdot.
Tässä kohdassa voidaan esittää minimivaatimukset siivoojien kokemukselle ja/tai koulutukselle.
(huom. kohde- ja aluekohtaisuus)

□ Kyllä
□ Ei

 

11. Palveluohjaajien kelpoisuusehdot.
Tässä kohdassa voidaan esittää minimivaatimukset palveluohjaajien kokemukselle ja/tai koulutukselle

□ Kyllä
□ Ei

12. Palveluesimiesten /palvelupäällikkö kelpoisuusehdot.
Tässä kohdassa voidaan esittää minimivaatimukset palveluesimiesten kokemukselle ja/tai koulutukselle

□ Kyllä
□ Ei

 

13. Henkilöstön kehittäminen.
Tässä kohdassa voidaan esittää minimivaatimukset henkilöstön (siivoojat, ohjaajat, esimiehet)  koulutukselle / kehittämiselle sopimuskauden aikana.

□ Kyllä
□ Ei

14. Perehdytys- ja koulutusohjelma
Tarjoajalla on dokumentoitu perehdytys- ja koulutusohjelma.

□ Kyllä
□ Ei

15. Koulutusrekisteri
Tarjoajalla on koulutusrekisteri, josta voidaan todentaa mitä koulutuksia on järjestetty, ketkä ovat osallistuneet ja koulutusten aihealueet.

□ Kyllä
□ Ei

16. Alihankkijoiden käyttö
a Palvelun tuottamisessa käytetään alihankkijaa ja/tai vuokratyövoimaa. Tarjoaja sitoutuu vastaamaan käyttämiensä alihankkijoiden /vuokratyöntekijöiden suorituksista kuin omistaan. Alihankkijat  tulee mainita tarjouksessa.  Tämän lomakkeen kohtien 2-7 kelpoisuusehdot koskevat myös alihankkijoita. Tilaajalla on oikeus perustelluista syistä hyväksyä tai hylätä alihankkija. Alihankkijalla ei ole oikeutta siirtää töitä edelleen omille alihankkijoilleen ilman tilaajan hyväksyntää.
Selvitykset liitteeksi. (Liitteessä selvitys alihankkijoista ja mihin palveluihin niitä tarvitaan)
TAI
11.b Palvelun tuottamisessa ei käytetä alihankintaa.

Sopimukseen.

 

□ Kyllä
□ Ei

 

 

 

 

 

 

 

17. Vastuuhenkilöt
Tarjoaja esittää tarjouksessa sopimuskohtaisen organisaatiokaavion ja palvelun vastuuhenkilöroolit ja niiden varahenkilöroolit. Tarjoaja nimeää kaksi viikkoa ennen sopimuksen aloitusta sopimuksesta ja palvelusta vastaavat henkilöt ja työkohteille yhteyshenkilöt.

□ Kyllä
□ Ei

 

18. Työmäärämitoitus
Tarjouksessa oleva työmäärämitoitus perustuu Suomessa käytössä oleviin, työntutkimuksiin perustuviin siivoustyön menetelmä- ja aikastandardeihin.

Kuvaus järjestelmästä liitteeksi.
 

□ Kyllä
□ Ei

Liite nro__

19. Ympäristöselvitys
Tarjoajalla on dokumentoitu ympäristöohjelma. 

Selvitykset liitteeksi.

Lisäksi voi esittää vaatimuksia esim. ympäristömerkittyjen tuotteiden käytölle.

□ Kyllä
□ Ei

Liite nro__

 

20. Asiakastyytyväisyys
Tarjoaja mittaa ja raportoi asiakkaidensa tyytyväisyyttä säännöllisesti määrämuotoisella tavalla. Tulokset dokumentoidaan ja palaute ohjaa asiakastyötä (asiakkaittain).

□ Kyllä
□ Ei

21. Tarjoaja pitää säännöllisiä kehittämispalavereita asiakkaan kanssa tehdäkseen ehdotuksia asiakkaan toiminnan/tilojen kehittämiseksi.
• voidaan määritellä taajuus
• kokoustasot, tavoitteet, fokus

□ Kyllä
□ Ei

 

22. Laadunvarmistus
Laatuvastuut on määritelty tarjoajan organisaatiossa. Organisaatiossa on laatupäällikkö tai joku toimivan johdon jäsenistä on nimetty vastuuseen toiminnan laadusta.

Tarjoajalla on dokumentoitu laadunvarmistusprosessi:
• säännölliset raportit asiakkaalle (määrämuotoiset)
• säännölliset laatukierrokset (asiakas mukana)
• kehitysehdotukset
• poikkeamat
• reklamaatiot
• palautteet
• vasteajat
• sanktiot
• laatutasomääritykset
• mittaus Insta800, KHRyl, Appa tai joku muu
• tekniset mittaustavat
• siivoojalle palautteen antaminen, siivoojan sitouttaminen, bonus..

Tai

Tarjoajalla on dokumentoitu laatujärjestelmä
• kirjallinen selvitys, joka kattaa seuraavat osa alueet:
• johtaminen
• asiakashallinta
• laadunvarmennus
• reklaamaatioprosessi, poikkeamat
• kehitys
• asiakastyytyväisyyden mittaaminen, tuloksia
• henkilöstöpolitiikka
• työturvallisuus
• avaintenhallinta (jos asiakkaalla ei ole)
• rekrytointi
• laatupolitiikka
• malli raportteja:
o laadunarviointilomake, raportointi
o poikkeamaraportti
o henkilöstötyytyväisyysraportti
o koulutusrekisteri/raportteja
o kehityssuunnitelma
o koulutussuunnitelma

Tai

Tarjoajalla on dokumentoitu laatujärjestelmä: (mahdollinen vain ei-julkisissa tarjouspyynnöissä
• sertifioitu virallinen laatujärjestelmä
• todennettu, ulkopuolisen sijoittautumismaan toimivaltaisen virallisen laitoksen suorittama laadunvalvontaa koskeva tarkistusasiakirja
  o kattaa koko yrityksen
  o kattaa osan tarjouksen kohteena olevaa osa-aluetta, palvelua koskeva
todennettu
   o tarjoaja toimittaa pyydettäessä laatukäsikirjan ja pyydetyt dokumentit tilaajalle hyväksyttäväksi (todentaa)

□ Kyllä
□ Ei

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

23. Kohdekansio
Tarjoajalla on asiakaskohteessa kohdekansio, joka sisältää
• palvelukuvaukset
• työohjeet
• käyttöturvallisuustiedotteet
• toimintaohjeet
• tarvittavat yhteystiedot
• riskienkartoitus
• omavalvontalomakkeet, kuittauslistat ym.
• kemikaaliluettelo käytettävistä siivousaineista

Työohjeet kaikista merkittävistä laatuun vaikuttavista töistä ja ne ovat työntekijöiden tiedossa / kohdekansiossa.

□ Kyllä
□ Ei

 

 

 

 

 

24. Työturvallisuussuunnitelma
Tarjoajalla on dokumentoitu työturvallisuussuunnitelma / jokin muu turvallisuusohjelma (kohteen mukaan).
• lainmukaiset työsuojeluohjelmat
• työterveyshuolto
• avaintenhallinta
• kuvallinen henkilökortti (+mahd. verokortti)
• vaitiolositomus
• turvallisuussopimus (tilaaja vaatii ,oltava liitteenä)
• turvallisuusselvitykset ym.
• riskienhallinta

□ Kyllä
□ Ei

 

 

 

 

25. Tarjoaja on perehtynyt tarjouspyynnön liitteeseen 1 ja sitoutuu tuottamaan siinä kuvatun mukaisen siivouspalvelun.

□ Kyllä
□ Ei

26. Haltuunottosuunnitelma
Tarjoajalla on dokumentoitu haltuunottosuunnitelma =prosessikuvaus (ennen starttia, startti, startin jälkeen), joka sisältää kohdekohtaisen aikataulusuunnitelman vastuuhenkilöineen:
• perehdyttäminen
• kohteen opastaminen
• tiedottaminen, viestintä
• tiedon siirto
• asiakkaan mukaan ottaminen
• arviointi
• kehittäminen
• käytäntöön liittyvät asiat (avaimet ym)
• vastuut ja roolit
• tukipalvelut (paperit, vaihtomatot ym)
• laadun varmistaminen haltuunotossa
• sopimuksen sisältö
• palvelukuvaukset, aluejaot
• raportointi
• seurantapalavaveri

□ Kyllä
□ Ei

 

 

 

 

 

 

 

 

27. Tarjoajalla on käytössä  sähköinen verkkolaskutus.

□ Kyllä
□ Ei